ทำไมต้อง Access

หากเรามีงานที่ต้องทำร่วมกัน 3-4 คน
Sales ต้องบันทึก Order
Store ต้องบันทึกวันเบิกสินค้าอ้างถึงแต่ละ Order
แผนกจัดส่งต้องบันทึกวันที่ส่งโดยอ้างถึงแต่ละ Order เช่นกัน
ต่างคนต่างบันทึก ข้อมูลย่อมจะไม่สัมพันธ์กัน ยากแก่การสืบค้น อยากรู้อะไรต้องไล่ถามทีละคน
หรือไม่ก็ต้องเอาบันทึกของทั้ง 3 มารวมกันโดยยึด Order เป็นหลัก ซึ่งยุ่งยากและไม่สามารถ update ข้อมูลได้ตลอดเวลา ยิ่งบางคนพิมพ์ order ผิด หรือ พิมพ์ไม่หมด ไม่มีมาตรฐาน ยิ่งหากันไม่เจอใหญ่ ทำรายงานให้เห็นภาพรวมก็ไม่ได้
MS Access สามารถจัดการทุกอย่างข้างต้นให้เป็นระบบ ลดความซ้ำซ้อนในการทำงานลงได้
ประโยชน์หลักๆ ดังนี้ :-
หลีกเลี่ยงการพิมพ์ข้อมูลซ้ำซ้อน
สร้างมาตรฐานข้อมูล จับกลุ่มข้อมูลได้ง่าย
เรียกดูข้อมูลได้ในหลายลักษณะตามต้องการ
สร้างฟอร์มไว้กรอกข้อมูลที่มีลักษณะสัมพันธ์กันได้
รับข้อมูลจากหลายคนพร้อมกันได้

หลีกเลี่ยงการพิมพ์ข้อมูลซ้ำซ้อน
สามารถจัดสร้างข้อมูลที่ต้องใช้บ่อยๆ ไว้ให้คลิ๊กเลือกในลักษณะ Drop Down List แทนการพิมพ์ข้อมูลเดิมๆซ้ำแล้วซ้ำอีกดังรูป ช่วยลดงานพิมพ์ได้มาก และ ยากเกิดความผิดพลาด



สร้างมาตรฐานข้อมูล จับกลุ่มข้อมูลได้ง่าย
ทำให้ข้อมูลมีมาตรฐาน สามารถจับเป็นกลุ่ม และสรุปรายงานได้ง่าย เนื่องจากแต่ละกลุ่มข้อมูลถูกบันทึกไว้ในมาตรฐานเดียวกัน ไม่มีความแตกต่างจากการพิมพ์ผิด หรือใช้รูปแบบคำย่อแตกต่างกันตามความเข้าใจของแต่ละคน ทำให้จับกลุ่มข้อมูลไม่ได้ อย่างเช่น Rock, Rcoket, Poomy, Pommy หรือ Tommy, Tmoy เป็นต้น

เรียกดูข้อมูลได้ในหลายลักษณะตามต้องการ
Microsoft Access มีระบบเรียกดูข้อมูลให้ใช้ได้หลายลักษณะ สามารถตั้งเงื่อนไขในการเรียกดูได้ ไม่ว่าจะเป็นการหาข้อมูลด้วยเงื่อนเวลา อย่างการตั้งเงื่อนไขหาข้อมูลระหว่างวันที่ ..... ถึงวันที่..... หรือจะเป็นมากกว่า น้อยกว่า เป็นต้น

สร้างฟอร์มไว้กรอกข้อมูลที่มีลักษณะสัมพันธ์กันได้
Access สามาระสร้างฟอร์มรับข้อมูลลักษณะแม่ลูกที่มีความสัมพันธ์กันได้ อย่างเช่น สินค้าหมายเลข 001 มีการขายออกหลายครั้ง หากเป็น Excel เราต้องพิมพ์ 001 ทุกๆ แถวที่บันทึกการขาย แต่ Access เราสามารถคีย์ 001 ครั้งเดียวที่ฟอร์มแม่ แล้วไปคีย์รายละเอียดการขายแต่ละครั้งในฟอร์มลูกได้ดังรูป ทำให้ประหยัดเวลาในการพิมพ์ซ้ำแต่ละแถวได้มาก


รับข้อมูลจากหลายคนพร้อมกันได้

เราสามารถสร้างฟอร์มเฉพาะ ให้แต่ละคนกรอกข้อมูลไปเข้าตารางเดียวกันได้ แล้วเรียบเรียงข้อมูลใหม่ให้ผู้บริหารแต่ละระดับเรียกดูภาพรวมที่แต่ละคนต้องการได้เอง โดยไม่ต้องเสียเวลาเรียกพนักงานแต่ละคนเข้ามาถาม หรือขอดูข้อมูลจากสมุดบันทึก หรือ Excel ที่ต่างคนต่างทำในสารพัดรูปแบบแตกต่างกัน ซึ่งยากแก่ความเข้าใจของบุคคลที่ 3