ชนิดของข้อมูล

ชนิดของข้อมูล

                การสร้างเขตข้อมูลในตารางจะต้องกำหนดชนิดของข้อมูลในเขตข้อมูล เขตข้อมูลในตารางของไมโครซอฟต์แอกเซส จะสามารถเก็บข้อมูลชนิดต่าง ๆ ดังรูป

 

จากรูป ข้อมูลที่สามารถเก็บในเขตข้อมูลของ MS Access 2003 มี 10 ชนิด ดังนี้

                1. text                      2.  Memo                                3.  Number                              4. Date/Time

                5. Currency             6. Autonumber                        7. Yes/No                               8. OLE Object

                9. Hyperlink            10. Lookup  Wizard…

โดยข้อมูลแต่ละชนิดมีลักษณะ ดังต่อไปนี้

               

Text   เป็นข้อมูลที่เป็นค่าปกติของเขตข้อมูล ถ้าไม่กำหนดเป็นชนิดอื่น ข้อมูลในเขตข้อมูลจะเป็น Text  คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร หรือตัวอักษรผสมตัวเลข และตัวเลขที่ไม่ใช้ในการคำนวณ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ ขนาดจำนวนตัวอักษรที่ใช้ได้ในเขตข้อมูลเท่ากับที่กำหนดใน Field Size  ซึ่งกำหนดได้ไม่เกิน 255 ตัวอักษร  โดยโปรแกรมจะนับจำนวนตัวอักษรเท่ามีจริงในเขตข้อมูลของระเบียนนั้น

                Memo หรือความจำ  เป็นข้อมูลแบบข้อความแบบยาว ที่ประกอบด้วยตัวอักษรหรือตัวอักษรกับตัวเลข(ที่ไม่ใช่ข้อมูลแบบไบนารี) จำนวนไม่เกิน 65535 ตัวอักษร ขนาดของเขตข้อมูลของข้อมูลชนิดนี้ขึ้นกับข้อความที่ป้อนเข้าไปโดยจะถูกจำกัดด้วยขนาดของฐานข้อมูล

                ข้อมูลประเภท Text และ Memo นั้นมี สัญลักษณ์ในการกำหนดคุณสมบัติด้านรูปแบบ หรือ Format Property ของข้อความทั้งสองแบบ ดังนี้

                   @  แทนตัวอักษร 1 ตัว หรือการเคาะแป้นวรรค 1 ครั้ง

     &  แทนตัวอักษร 1 ตัว ถ้าไม่ใส่จะเว้นว่างไว้

                     <   ทำให้ตัวอักษรภาษาอังกฤษทุกตัวในข้อความเป็นตัวพิมพ์เล็ก

 >    ทำให้ตัวอักษรภาษาอังกฤษทุกตัวในข้อความเป็นตัวพิมพ์ใหญ่

                โดยการกำหนดรูปแบบของข้อความนี้อาจแบ่งเป็น 2 ส่วน (คั่นด้วย เครื่องหมาย ; ) ส่วนแรกเป็นการกำหนดรูปแบบสำหรับข้อความ ส่วนที่สองเป็นการกำหนดสำหรับเมื่อข้อมูลที่ป้อนเป็น ข้อความที่เรียกว่าข้อความที่มีความยาวเป็น 0 (zero-length strings) ซึ่งคือข้อความที่ไม่มีตัวอักษร เวลาป้อนข้อความประเภทนี้ป้อน โดยการพิมพ์เครื่องหมาย “ 2 ตัวติดกันโดยไม่มีตัวอักษรใดและไม่มีการเคาะแป้นวรรค(space bar) กับข้อมูลประเภท Null ข้อมูลประเภท Null ป้อนโดยใช้ คำสั่งหรือคิวรี เพื่อบอกให้รู้ไม่มีค่าที่จะป้อนหรือว่าง  เช่น ในการกำหนดรูปแบบของข้อมูลในเขตข้อมูลว่า  @;”ไม่มี” ถ้ามีข้อมูลในเขตข้อมูล จะแสดงค่าข้อมูลนั้น แต่ถ้าเขตข้อมูลนั้นมีข้อมูลเป็น zero-length strings หรือมีข้อมูลเป็น Null จะแสดงผลออกมาเป็นคำว่า ไม่มี  ตัวอย่างของการกำหนดรูปแบบในช่อง Format และข้อมูลที่ป้อน และผลลัพธ์ที่แสดงออก ของข้อมูลประเภท Text  และ Memo เป็นดังตาราง

Format property ของ Field	ข้อมูลในเขตข้อมูล	ผลลัพธ์ที่ได้
>@@@-@@-@@@@@	aBDeF12	-AB-DEF12
	5jk-กmn	-5J-K-กMN
<@@-@-&	3ROBERTAM	3robert-a-m
>@-@@-&&;”จะไปรู้เรอะ”	พวกdog	พว-กD-OG
	ข้อมูล zero-length strings	จะไปรู้เรอะ
	ข้อมูลที่มีค่าเป็น Null	จะไปรู้เรอะ

                Number หรือ ข้อมูลแบบตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณ มีหลายชนิดซึ่งกำหนดโดยใช้คุณสมบัติ Field Size หรือขนาดเขตข้อมูล ดังรูป

 

Byte เป็นข้อมูลที่เป็นตัวเลข 0 ถึง 255 ไม่มีทศนิยมหรือเศษส่วน ใช้หน่วยความจำ 1 byte

Integer เป็นเลขจำนวนเต็ม  จาก -32,768 ถึง 32,767 ใช้หน่วยความจำ 2 bytes

Long Integer เลขจำนวนเต็มอย่างยาว แทนจำนวนจาก –2,147,483,648 ถึง 2,147,483,647 ใช้หน่วยความจำ 4 bytes

Single เป็นตัวเลขที่กำหนดหลังจุดทศนิยมได้ 7 ตำแหน่ง มีค่าระหว่าง –3.402823 x 10³⁸  ถึง  –1.401298 x 10^-45  เมื่อเป็นค่าลบ และระหว่าง 1.401298 x 10^–45 ถึง 3.402823 x 10³⁸  เมื่อเป็นค่าบวก  ค่านี้ใช้หน่วยความจำ 4 bytes

Double  เป็นตัวเลขที่มีตัวเลขหลังจุดทศนิยมได้ถึง 15 ตำแหน่ง มีค่าอยู่ระหว่าง  –1.79769313486231x 10³⁰⁸  ถึง  –4.94065645841247 x 10^–324  เมื่อเป็นค่าลบ  และอยู่ระหว่าง 4.94065645841247 x 10^–324   ถึง 1.79769313486231 x 10³⁰⁸ เมื่อเป็นค่าบวก ใช้หน่วยความจำในการเก็บ 8 bytes

Decimal   ในไฟล์ .mdb ใช้เก็บตัวเลขที่มีค่า อยู่ระหว่าง  –10²⁸ – 1   ถึง  10²⁸ – 1  ใช้ทศนิยมได้ถึง 28 ตำแหน่งใช้หน่วยความจำ 12 bytes

Replication ID  ใช้หน่วยความจำ 16 bytes

Date/Time  เป็นข้อมูลเกี่ยวกับ วันหรือเวลา ตั้งแต่ ค.ศ.100 ถึง ค.ศ.9999 โดยใช้หน่วยความจำ 8 bytes รูปแบบของวัน เวลา ที่แสดง มีวิธีการกำหนดวิธีหนึ่ง คือ กำหนดใน Format Property ของเขตข้อมูล โดยมีรูปแบบให้เลือก  ดังรูป (รูปแบบของ Long Date และ Short Date ขึ้นกับรูปแบบที่ตั้งไว้ใน Regional And Language ของ  Windows ว่าเป็น พ.ศ. หรือ ค.ศ. และมีรูปแบบอย่างไร)

 

                                ผู้สร้างตารางสามารถกำหนดรูปแบบเองได้ตามระบบที่กำหนด ดังนี้

รูปแบบ	ความหมาย	ตัวอย่าง
Gdddd	ชื่อวันในสัปดาห์	Sunday  อาทิตย์
ddd	คำย่อของวัน	Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun จ อ พ พฤ ศ ส อา
dd	ตัวเลขของวันที่ มี 0 นำหน้า	05 หรือ 26
d	ตัวเลขของวันที่	3 หรือ 24
ww	ลำดับที่ของสัปดาห์ในปี (1-53)	เช่น วันที่ 31 ธ.ค. มีค่าเป็น 53
w	ลำดับที่ของวันในสัปดาห์ (1 – 7 )	เช่น วันจันทร์  มีค่าเป็น 1 อาทิตย์มีค่าเป็น 7
mmmm	ชื่อเต็มของเดือนในปี	January  กุมภาพันธ์
mmm	คำย่อของชื่อเดือน	Jan Feb  ม.ค.  มิ.ย.
mm	ตัวเลขแทนชื่อเดือน (01 – 12)	02  หรือ 11
m	ตัวเลขแทนชื่อเดือน ( 1 – 12)	3 หรือ 12
yyyy	ตัวเลข พ.ศ. หรือ ค.ศ.	2549  2006
yy	ตัวเลข 2 หลักของปี	98  หรือ 49
y	ลำดับที่ของวันในปี (1 – 365 )	เช่น 1 ม.ค. คือ 1 หรือ 31 ธ.ค. คือ 365

ตัวอย่างเช่น กำหนด "วันนี้วัน  " Gdddd " ที " dd " เดือน " mmmm " พ.ศ. " yyyy " เป็นลำดับที่ " w " ของสัปดาห์ที่  " ww " ของปี และ เป็นวันลำดับที่ "  y " ของปี "  จะได้ผลลัพธ์ เป็น

วันนี้วัน  ศุกร์  ที่  08  เดือน  กันยายน  พ.ศ. 2549  เป็นลำดับที่  5 ของสัปดาห์ที่  37 ของปี และ เป็นวันลำดับที่ 251 ของปี เมื่อ ป้อน 8/9/2549

                Currency หรือ ข้อมูลตัวเลขทางการเงิน เป็นตัวเลขทางการเงิน และตัวเลขอื่น ๆ ที่นำไปคำนวณได้ สามารถ คำนวณได้ถูกต้องถึงตัวเลข 15 หลักหน้าทศนิยม และทศนิยม  4 ตำแหน่ง ใช้หน่วยความจำ 8 bytes

                AutoNumber  เป็นตัวเลขเรียงลำดับที่เฉพาะของตัวเลขที่กำหนด หรือ ตัวเลขที่โปรแกรมสุ่มขึ้นมาเมื่อมีระเบียนเพิ่มขึ้นโดยการเพิ่มของตัวเลขนี้ปกติจะเพิ่มครั้งละ 1  หรือเพิ่มตามที่กำหนดในคุณสมบัติหรือproperty ชื่อ New Values  ตัวเลขนี้มีคุณสมบัติ Field Size 2 แบบ คือ  Long Integer ใช้หน่วยความจำ 4 bytes หรือ 16 bytes เมื่อใช้ เป็น Replication ID โดยค่าของ AutoNumber ของแต่ละระเบียนจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงหลังจากได้ค่าแล้ว

                ข้อมูล Number และ Currency รวมทั้ง AutoNumber มีรูปแบบการแสดงผลที่กำหนดในช่อง Format property ของเขตข้อมูล เป็น ดังรูป

 

                ข้อมูลกลุ่ม Number และ Currency มีรูปแบบการแสดงผลที่ผู้ใช้สามารถกำหนดในช่อง Format property ดังนี้

                รูปแบบมีได้ตั้งแต่ 1 ถึง 4 ส่วน โดยแต่ละส่วนคั่นด้วยเครื่องหมาย ; โดยแต่ละส่วนจะเป็นรูปแบบของตัวเลขแต่ละชนิด

                ส่วนที่ 1 เป็นรูปแบบของตัวเลขจำนวนบวก

                ส่วนที่ 2 เป็นรูปแบบของตัวเลขที่เป็นจำนวนลบ

ส่วนที่ 3 เป็นรูปแบบของค่าที่เป็น 0

ส่วนที่ 4 เป็นรูปแบบของค่าที่เป็น Null

ดังตัวอย่างรูปแบบของข้อมูลกลุ่ม Currency  กำหนดรูปแบบ  คือ

       $#,##0.00[Green];($#,##0.00)[Red];"Zero";"Null"

รูปแบบของตัวเลขจำนวนนี้ มีครบ 4 ส่วนแต่ละส่วนมีการกำหนดรูปแบบต่างกัน และ คั่นด้วย ;  การกำหนดรูปแบบตัวเลข

ใช้เครื่องหมาย ดังนี้

                    จุด . เป็นเครื่องหมายแสดงเลขทศนิยม (เครื่องหมายตรงกับที่ใช้ในวินโดวส์

                    คอมม่า คั่นระหว่างหลักร้อยกับหลักพัน(คั่นระหว่างเลขตัวที่ 3 กับ 4 ) เช่น 1,234,678

                    ศูนย์  0  เป็นตัวจองที่ให้ตัวเลข ว่าต้องแสดงที่ลำดับนั้น ถ้าไม่มีต้องแสดงเป็น 0

                    #  ใช้กำหนดหลักของตัวแรก แต่ถ้าไม่มีจะไม่แสดงเลข 0

                    $  แสดงเครื่องหมายเงิน ดอลล่าร์ ($) หรือ ฿ แสดงเครื่องหมายเงินบาท หรือ “ บาท “ แสดงคำว่า บาท

                    % กำหนดให้คูณด้วย 100 แล้วแสดงเครื่องหมาย %  เช่น 25 จะเป็น 2500%

                    E+  หรือ  e+ แสดงตัวเลขทางวิทยาศาสตร์ แทนการคูณด้วย 10 ยกกำลัง ถ้ายกกำลังลบ จะเป็น 

- ยกกำลังบวกจะเป็น + เช่น 1.25 x 10-2 จะเป็น  1.25E-2  หรือ 1.25e-2

                    หมายเหตุ    ถ้ากำหนดจำนวนตำแหน่งหลังจุดทศนิยม ด้วย Decimal   Places   Property 

จะส่งผลให้จำนวนตัวเลขหลังจุดทศนิยม เป็นตาม Decimal  Places  Property ไม่เป็นตาม Format property  เช่น #,##0.00 “ บาท

 “ จะแสดงผลลัพธ์ เช่น 3,525.50 บาท แต่ถ้ากำหนดใน Decimal Places Property เป็น 4 จะได้ผลลัพธ์เป็น 3,525.5000 บาท

ข้อมูลแบบ Yes/No    เป็นข้อมูลที่มีค่าให้เลือก 1 ใน 2 ค่า คือ Yes หรือ No ข้อมูลนี้ใช้หน่วยความจำเพียง 1 bit มีการแสดงผลที่ให้เลือกใน Format property เพียง 3 อย่าง คือ  Yes/No  หรือ True/False  หรือ On/Off  หรือ กำหนดเอง โดยรูปแบบที่ตั้งไว้เป็น Yes/No  และค่าที่ตั้งไว้เป็น Yes หรือ True หรือ On  โดยรูปแบบที่กำหนดนี้เป็นเพียงรูปแบบที่จะนำไปแสดงในวัตถุควบคุม หรือ control object ที่เป็น text box เท่านั้น ส่วนการรับข้อมูลในเขตข้อมูลของตารางโปรแกรมใช้ control คือ check box เป็นตัวรับค่าของข้อมูลและข้อมูลจะเปลี่ยนไปตามค่าที่ check box  ได้รับมา รูปแบบการแสดงผลที่ผู้สร้างตารางกำหนดเอง แบ่งเป็น 3 ส่วน  คือ ส่วนแรกไม่มีผลอะไรเพียงต้องการเครื่องหมาย ; ไว้เพื่อจองตำแหน่งเท่านั้น ส่วนที่ 2 คือข้อความที่จะแสดงเมื่อข้อมูลเป็น Yes หรือ True หรือ On  ส่วนที่ 3 คือข้อความที่จะแสดงเมื่อข้อมูลเป็น No หรือ False หรือ Off  ดังเช่น กำหนดใน Format property ของข้อมูลแบบ Yes/No เป็น

          ;"Always"[Blue];"Never"[Red]

หมายความว่า ถ้าข้อมูลเป็น Yes หรือ True หรือ On จะมีการแสดงผลใน Text box เป็นคำว่า Always 

ตัวสีน้ำเงิน ถ้าข้อมูลเป็น No หรือ False หรือ Off จะมีการแสดงเป็นคำว่า Never ตัวสีแดงใน text box

                    ข้อมูลแบบเชื่อมต่อหรือฝัง (OLE Object)      เป็นข้อมูลประเภท Objects ต่าง ๆ เช่น แผ่นงานจากโปรแกรมตาราง

ทำงาน เอกสารจากโปรแกรมประมวลคำ กราฟิกต่าง ๆ ข้อมูลเสียง หรือข้อมูลไบนารี โดยการเชื่อมต่อทำได้ 2 แบบ คือ 

ทำสำเนาจากต้นฉบับมาไว้ในเขตข้อมูล หรือ เชื่อมโยงไปยังต้นฉบับของ Object โดยไม่ได้นำ Object มาไว้ในเขตข้อมูล  

 ข้อมูลประเภทนี้ใช้หน่วยความจำได้ถึง 1 gigabyte หรือขึ้นกับความจะของ disk

                    ข้อมูลแบบ Hyperlink   เป็นข้อความหรือข้อความรวมกับตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความ และ

ใช้เป็นที่อยู่สำหรับการเชื่อมโยง(hyperlink address)   ที่อยู่นี้สามารถมีได้ถึง 3 ส่วน

                    ข้อความที่จะแสดง คือข้อความในเขตข้อมูล หรือ ใน control

                     ที่อยู่(address) คือ เส้นทางที่บอกที่อยู่ของไฟล์แบบ UNC (เช่น \\server\path\filename) 

หรือ page (เป็น URL เช่น http://www.bodin.ac.th/)

                     Subaddress  คือ ตำแหน่งในไฟล์หรือ page

                    Screentip  คือ ข้อความที่แสดงเป็น tooltip

                    วิธีที่ง่ายที่สุดในการป้อนข้อมูล เก็บในเขตข้อมูลคือ ใช้คำสั่ง Hyperlink  ใน insert menu  

                    ข้อมูลแบบ hyperlink แต่ละส่วน บรรจุตัวอักษรได้ถึง 2048 ตัวอักษร

                    ข้อมูล Lookup wizard…    เป็นการสร้างเขตข้อมูลที่อนุญาตให้เลือกข้อมูลจากตารางอื่น หรือ จากรายการของข้อมูลโดยการใช้ list box หรือ combo box  การคลิกที่ตัวเลือกนี้(คือ การเลือกข้อมูล Lookup wizard…)จะเป็นการเริ่มต้น Lookup Wizard  ซึ่งจะสร้าง เขตข้อมูลแบบ lookup(lookup field คือ เขตข้อมูลที่ใช้บน form หรือ รายงาน ในฐานข้อมูลแบบ Access  เขตข้อมูลนี้จะแสดงรายการของข้อมูลที่ได้จากตารางหรือคิวรี หรือรายการของข้อมูลที่จัดเก็บไว้) เมื่อ lookup wizard จบการทำงาน Access จะกำหนดชนิดของข้อมูลซึ่งจะเป็นแบบใดขึ้นกับค่าที่เลือกในwizard    หน่วยความจำที่ใช้สำหรับเขตข้อมูลชนิดนี้เท่ากับเขตข้อมูลกุญแจหลักที่ใช้ในการทำการ lookup   แต่ปกติธรรมดาเขตข้อมูลนี้ใช้หน่วยความจำ  4 bytes