20121210

การเลือกชนิดของข้อมูล

0 comments

การเลือกชนิดของข้อมูล

เมื่อตั้งชื่อฟิลด์เรียบร้อยแล้วยังเลือกประเภทของข้อมูล ซึ่งมีข้อพิจารณาคือ
  • ชนิดของค่าข้อมูลที่จะเก็บ เช่น ถ้ากำหนดชนิดข้อมูลเป็น Number จะไม่สามารถเก็บตัวอักษรได้
  • ขนาดพื้นที่ในการเก็บ
  • การปฏิบัติการของข้อมูล เช่น ถ้าต้องนำค่าไปใช้ในการบวก ลบ ทางคณิตศาสตร์จะทำได้เฉพาะข้อมูล ประเภท Number และ Currency ส่วน Text และ OLE object ไม่สามารถทำได้
  • การกำหนดเป็นดัชนี (Index) Access ไม่สามารถสร้างดัชนีกับข้อมูลประเภท Memo หรือ OLE object แต่สามารถใช้ได้กับ Text, Number หรือ Auto Number เป็นต้น

ประเภทข้อมูล

ประเภทข้อมูล รายละเอียด ขนาด
Text ตัวอักษรและตัวเลข แต่เป็นตัวเลขที่ไม่ใช้ในการคำนวณ ไม่เกิน 255 ตัวอักษร (1 ตัวอักษร ต่อ 1 ไบต์)
Memo ตัวอักษร และตัวเลข แต่เป็นตัวเลขที่ไม่ใช้ในการคำนวณ ไม่เกิน 65,335 ไบต์
Number เป็นข้อมูลในระบบจำนวน ที่ใช้ในการคำนวณ 1, 2, 4 หรือ 8 ไบต์
Date/Time เป็นข้อมูลวันที่ และเวลา ตั้งแต่ปี ค.ศ. 100-9999 8 ไบต์
Currency ค่าทางการเงิน และเป็นระบบจำนวนที่ใช้คำนวณ แต่จำกัด ทศนิยม 4 ตำแหน่ง 8 ไบต์
AutoNumber เป็นระบบที่ Access สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ โดยเพิ่มค่าทีละ 1 เมื่อเพิ่มเรคคอร์ดใหม่ 4 ไบต์ ถ้าเป็น ReplicationID จะมีขนาด 16 ไบต์
Yes/No ค่าทางด้าน Boolean 1 บิต
OLE Object อ็อบเจคต่างๆ เช่น ภาพ กราฟ, เสียง หรือข้อมูลแบบ Binary อื่นๆ ไม่เกิน 1 กิกะไบต์
Hyperlink ตัวอักษรรวมถึงตัวเลขในลักษณะของ Text ใช้เป็นการบอก ตำแหน่งของ hyperlink (hyperlink address) ตำแหน่งของ hyperlink แบ่งเป็น 3 ส่วน คือส่วนแสดงข้อความ (Display Text), ตำแหน่ง (address), ตำแหน่งย่อย (Sub address) แต่ละส่วน สามารถเก็บค่าได้ 2048 ตัวอักษร
Looking Wizard การสร้างฟิลด์ที่ กำหนดค่าได้จากฟิลด์ของ Table อื่น โดยทำเป็น Combo Box หรือ List box เป็นรายการให้เลือก มีขนาดเดียวกับฟิลด์ที่เป็น Primary key ซึ่งใช้ค้นหาค่า
Read more ►

การสร้างเขตข้อมูลในตารางจะต้องกำหนดชนิดของข้อมูลในเขตข้อมูล เขตข้อมูลในตารางของไมโครซอฟต์แอกเซส

0 comments
ชนิดของข้อมูล
                การสร้างเขตข้อมูลในตารางจะต้องกำหนดชนิดของข้อมูลในเขตข้อมูล เขตข้อมูลในตารางของไมโครซอฟต์แอกเซส จะสามารถเก็บข้อมูลชนิดต่าง ๆ ดังรูป


 















จากรูป ข้อมูลที่สามารถเก็บในเขตข้อมูลของ MS Access 2003 มี 10 ชนิด ดังนี้
                1. text                      2.  Memo                                3.  Number                              4. Date/Time
                5. Currency             6. Autonumber                        7. Yes/No                               8. OLE Object
                9. Hyperlink            10. Lookup  Wizard
โดยข้อมูลแต่ละชนิดมีลักษณะ ดังต่อไปนี้
               
Text   เป็นข้อมูลที่เป็นค่าปกติของเขตข้อมูล ถ้าไม่กำหนดเป็นชนิดอื่น ข้อมูลในเขตข้อมูลจะเป็น Text  คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร หรือตัวอักษรผสมตัวเลข และตัวเลขที่ไม่ใช้ในการคำนวณ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ ขนาดจำนวนตัวอักษรที่ใช้ได้ในเขตข้อมูลเท่ากับที่กำหนดใน Field Size  ซึ่งกำหนดได้ไม่เกิน 255 ตัวอักษร  โดยโปรแกรมจะนับจำนวนตัวอักษรเท่ามีจริงในเขตข้อมูลของระเบียนนั้น
                Memo หรือความจำ  เป็นข้อมูลแบบข้อความแบบยาว ที่ประกอบด้วยตัวอักษรหรือตัวอักษรกับตัวเลข(ที่ไม่ใช่ข้อมูลแบบไบนารี) จำนวนไม่เกิน 65535 ตัวอักษร ขนาดของเขตข้อมูลของข้อมูลชนิดนี้ขึ้นกับข้อความที่ป้อนเข้าไปโดยจะถูกจำกัดด้วยขนาดของฐานข้อมูล
                ข้อมูลประเภท Text และ Memo นั้นมี สัญลักษณ์ในการกำหนดคุณสมบัติด้านรูปแบบ หรือ Format Property ของข้อความทั้งสองแบบ ดังนี้
                   @  แทนตัวอักษร 1 ตัว หรือการเคาะแป้นวรรค 1 ครั้ง
     &  แทนตัวอักษร 1 ตัว ถ้าไม่ใส่จะเว้นว่างไว้
                     <   ทำให้ตัวอักษรภาษาอังกฤษทุกตัวในข้อความเป็นตัวพิมพ์เล็ก
 >    ทำให้ตัวอักษรภาษาอังกฤษทุกตัวในข้อความเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
                โดยการกำหนดรูปแบบของข้อความนี้อาจแบ่งเป็น 2 ส่วน (คั่นด้วย เครื่องหมาย ; ) ส่วนแรกเป็นการกำหนดรูปแบบสำหรับข้อความ ส่วนที่สองเป็นการกำหนดสำหรับเมื่อข้อมูลที่ป้อนเป็น ข้อความที่เรียกว่าข้อความที่มีความยาวเป็น 0 (zero-length strings) ซึ่งคือข้อความที่ไม่มีตัวอักษร เวลาป้อนข้อความประเภทนี้ป้อน โดยการพิมพ์เครื่องหมาย “ 2 ตัวติดกันโดยไม่มีตัวอักษรใดและไม่มีการเคาะแป้นวรรค(space bar) กับข้อมูลประเภท Null ข้อมูลประเภท Null ป้อนโดยใช้ คำสั่งหรือคิวรี เพื่อบอกให้รู้ไม่มีค่าที่จะป้อนหรือว่าง  เช่น ในการกำหนดรูปแบบของข้อมูลในเขตข้อมูลว่า  @;”ไม่มีถ้ามีข้อมูลในเขตข้อมูล จะแสดงค่าข้อมูลนั้น แต่ถ้าเขตข้อมูลนั้นมีข้อมูลเป็น zero-length strings หรือมีข้อมูลเป็น Null จะแสดงผลออกมาเป็นคำว่า ไม่มี  ตัวอย่างของการกำหนดรูปแบบในช่อง Format และข้อมูลที่ป้อน และผลลัพธ์ที่แสดงออก ของข้อมูลประเภท Text  และ Memo เป็นดังตาราง

 Format property ของ Field
ข้อมูลในเขตข้อมูล
ผลลัพธ์ที่ได้
>@@@-@@-@@@@@
aBDeF12
-AB-DEF12

5jk-mn
-5J-K-MN
<@@-@-&
3ROBERTAM
3robert-a-m
>@-@@-&&;”จะไปรู้เรอะ
พวกdog
พว-กD-OG

ข้อมูล zero-length strings
จะไปรู้เรอะ

ข้อมูลที่มีค่าเป็น Null
จะไปรู้เรอะ

                Number หรือ ข้อมูลแบบตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณ มีหลายชนิดซึ่งกำหนดโดยใช้คุณสมบัติ Field Size หรือขนาดเขตข้อมูล ดังรูป


 















Byte เป็นข้อมูลที่เป็นตัวเลข 0 ถึง 255 ไม่มีทศนิยมหรือเศษส่วน ใช้หน่วยความจำ 1 byte
Integer เป็นเลขจำนวนเต็ม  จาก -32,768 ถึง 32,767 ใช้หน่วยความจำ 2 bytes
Long Integer เลขจำนวนเต็มอย่างยาว แทนจำนวนจาก –2,147,483,648 ถึง 2,147,483,647 ใช้หน่วยความจำ 4 bytes
Single เป็นตัวเลขที่กำหนดหลังจุดทศนิยมได้ 7 ตำแหน่ง มีค่าระหว่าง –3.402823 x 1038  ถึง  –1.401298 x 10-45  เมื่อเป็นค่าลบ และระหว่าง 1.401298 x 10–45 ถึง 3.402823 x 1038  เมื่อเป็นค่าบวก  ค่านี้ใช้หน่วยความจำ 4 bytes
Double  เป็นตัวเลขที่มีตัวเลขหลังจุดทศนิยมได้ถึง 15 ตำแหน่ง มีค่าอยู่ระหว่าง  –1.79769313486231x 10308  ถึง  –4.94065645841247 x 10–324  เมื่อเป็นค่าลบ  และอยู่ระหว่าง 4.94065645841247 x 10–324   ถึง 1.79769313486231 x 10308 เมื่อเป็นค่าบวก ใช้หน่วยความจำในการเก็บ 8 bytes
Decimal   ในไฟล์ .mdb ใช้เก็บตัวเลขที่มีค่า อยู่ระหว่าง  1028 – 1   ถึง  1028 – 1  ใช้ทศนิยมได้ถึง 28 ตำแหน่งใช้หน่วยความจำ 12 bytes
Replication ID  ใช้หน่วยความจำ 16 bytes

Date/Time  เป็นข้อมูลเกี่ยวกับ วันหรือเวลา ตั้งแต่ ค.ศ.100 ถึง ค.ศ.9999 โดยใช้หน่วยความจำ 8 bytes รูปแบบของวัน เวลา ที่แสดง มีวิธีการกำหนดวิธีหนึ่ง คือ กำหนดใน Format Property ของเขตข้อมูล โดยมีรูปแบบให้เลือก  ดังรูป (รูปแบบของ Long Date และ Short Date ขึ้นกับรูปแบบที่ตั้งไว้ใน Regional And Language ของ  Windows ว่าเป็น พ.ศ. หรือ ค.ศ. และมีรูปแบบอย่างไร)


 












                                ผู้สร้างตารางสามารถกำหนดรูปแบบเองได้ตามระบบที่กำหนด ดังนี้

รูปแบบ
ความหมาย
ตัวอย่าง
Gdddd
ชื่อวันในสัปดาห์
Sunday  อาทิตย์
ddd
คำย่อของวัน
Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun จ อ พ พฤ ศ ส อา
dd
ตัวเลขของวันที่ มี 0 นำหน้า
05 หรือ 26
d
ตัวเลขของวันที่
3 หรือ 24
ww
ลำดับที่ของสัปดาห์ในปี (1-53)
เช่น วันที่ 31 ธ.ค. มีค่าเป็น 53
w
ลำดับที่ของวันในสัปดาห์ (1 7 )
เช่น วันจันทร์  มีค่าเป็น 1 อาทิตย์มีค่าเป็น 7
mmmm
ชื่อเต็มของเดือนในปี
January  กุมภาพันธ์
mmm
คำย่อของชื่อเดือน
Jan Feb  ม.ค.  มิ.ย.
mm
ตัวเลขแทนชื่อเดือน (01 12)
02  หรือ 11
m
ตัวเลขแทนชื่อเดือน ( 1 12)
3 หรือ 12
yyyy
ตัวเลข พ.ศ. หรือ ค.ศ.
2549  2006
yy
ตัวเลข 2 หลักของปี
98  หรือ 49
y
ลำดับที่ของวันในปี (1 365 )
เช่น 1 ม.ค. คือ 1 หรือ 31 ธ.ค. คือ 365

ตัวอย่างเช่น กำหนด "วันนี้วัน  " Gdddd " ที " dd " เดือน " mmmm " พ.ศ. " yyyy " เป็นลำดับที่ " w " ของสัปดาห์ที่  " ww " ของปี และ เป็นวันลำดับที่ "  y " ของปี "  จะได้ผลลัพธ์ เป็น
วันนี้วัน  ศุกร์  ที่  08  เดือน  กันยายน  พ.ศ. 2549  เป็นลำดับที่  5 ของสัปดาห์ที่  37 ของปี และ เป็นวันลำดับที่ 251 ของปี เมื่อ ป้อน 8/9/2549

                Currency หรือ ข้อมูลตัวเลขทางการเงิน เป็นตัวเลขทางการเงิน และตัวเลขอื่น ๆ ที่นำไปคำนวณได้ สามารถ คำนวณได้ถูกต้องถึงตัวเลข 15 หลักหน้าทศนิยม และทศนิยม  4 ตำแหน่ง ใช้หน่วยความจำ 8 bytes
                AutoNumber  เป็นตัวเลขเรียงลำดับที่เฉพาะของตัวเลขที่กำหนด หรือ ตัวเลขที่โปรแกรมสุ่มขึ้นมาเมื่อมีระเบียนเพิ่มขึ้นโดยการเพิ่มของตัวเลขนี้ปกติจะเพิ่มครั้งละ 1  หรือเพิ่มตามที่กำหนดในคุณสมบัติหรือproperty ชื่อ New Values  ตัวเลขนี้มีคุณสมบัติ Field Size 2 แบบ คือ  Long Integer ใช้หน่วยความจำ 4 bytes หรือ 16 bytes เมื่อใช้ เป็น Replication ID โดยค่าของ AutoNumber ของแต่ละระเบียนจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงหลังจากได้ค่าแล้ว
                ข้อมูล Number และ Currency รวมทั้ง AutoNumber มีรูปแบบการแสดงผลที่กำหนดในช่อง Format property ของเขตข้อมูล เป็น ดังรูป


 



                ข้อมูลกลุ่ม Number และ Currency มีรูปแบบการแสดงผลที่ผู้ใช้สามารถกำหนดในช่อง Format property ดังนี้

                รูปแบบมีได้ตั้งแต่ 1 ถึง 4 ส่วน โดยแต่ละส่วนคั่นด้วยเครื่องหมาย ; โดยแต่ละส่วนจะเป็นรูปแบบของตัวเลขแต่ละชนิด
                ส่วนที่ 1 เป็นรูปแบบของตัวเลขจำนวนบวก
                ส่วนที่ 2 เป็นรูปแบบของตัวเลขที่เป็นจำนวนลบ
ส่วนที่ 3 เป็นรูปแบบของค่าที่เป็น 0
ส่วนที่ 4 เป็นรูปแบบของค่าที่เป็น Null
ดังตัวอย่างรูปแบบของข้อมูลกลุ่ม Currency  กำหนดรูปแบบ  คือ
       $#,##0.00[Green];($#,##0.00)[Red];"Zero";"Null"
รูปแบบของตัวเลขจำนวนนี้ มีครบ 4 ส่วนแต่ละส่วนมีการกำหนดรูปแบบต่างกัน และ คั่นด้วย ;  
 การกำหนดรูปแบบตัวเลขใช้เครื่องหมาย ดังนี้
                    จุด . เป็นเครื่องหมายแสดงเลขทศนิยม (เครื่องหมายตรงกับที่ใช้ในวินโดวส์
                    คอมม่า คั่นระหว่างหลักร้อยกับหลักพัน(คั่นระหว่างเลขตัวที่ 3 กับ 4 ) เช่น 1,234,678
                    ศูนย์  0  เป็นตัวจองที่ให้ตัวเลข ว่าต้องแสดงที่ลำดับนั้น ถ้าไม่มีต้องแสดงเป็น 0
                    #  ใช้กำหนดหลักของตัวแรก แต่ถ้าไม่มีจะไม่แสดงเลข 0
                    $  แสดงเครื่องหมายเงิน ดอลล่าร์ ($) หรือ ฿ แสดงเครื่องหมายเงินบาท หรือ บาท แสดงคำว่า บาท
                    % กำหนดให้คูณด้วย 100 แล้วแสดงเครื่องหมาย %  เช่น 25 จะเป็น 2500%
                    E+  หรือ  e+ แสดงตัวเลขทางวิทยาศาสตร์ แทนการคูณด้วย 10 ยกกำลัง ถ้ายกกำลังลบ จะเป็น - 
ยกกำลังบวกจะเป็น + เช่น 1.25 x 10-2 จะเป็น  1.25E-2  หรือ 1.25e-2
                    หมายเหตุ    ถ้ากำหนดจำนวนตำแหน่งหลังจุดทศนิยม ด้วย Decimal   Places   Property 
จะส่งผลให้จำนวนตัวเลขหลังจุดทศนิยม เป็นตาม Decimal  Places  Property ไม่เป็นตาม Format property  
 เช่น #,##0.00 “ บาท จะแสดงผลลัพธ์ เช่น 3,525.50 บาท แต่ถ้ากำหนดใน Decimal Places Property เป็น 
4 จะได้ผลลัพธ์เป็น 3,525.5000 บาท

ข้อมูลแบบ Yes/No    เป็นข้อมูลที่มีค่าให้เลือก 1 ใน 2 ค่า คือ Yes หรือ No ข้อมูลนี้ใช้หน่วยความจำเพียง 1 bit มีการแสดงผลที่ให้เลือกใน Format property เพียง 3 อย่าง คือ  Yes/No  หรือ True/False  หรือ On/Off  หรือ กำหนดเอง โดยรูปแบบที่ตั้งไว้เป็น Yes/No  และค่าที่ตั้งไว้เป็น Yes หรือ True หรือ On  โดยรูปแบบที่กำหนดนี้เป็นเพียงรูปแบบที่จะนำไปแสดงในวัตถุควบคุม หรือ control object ที่เป็น text box เท่านั้น ส่วนการรับข้อมูลในเขตข้อมูลของตารางโปรแกรมใช้ control คือ check box เป็นตัวรับค่าของข้อมูลและข้อมูลจะเปลี่ยนไปตามค่าที่ check box  ได้รับมา รูปแบบการแสดงผลที่ผู้สร้างตารางกำหนดเอง แบ่งเป็น 3 ส่วน  คือ ส่วนแรกไม่มีผลอะไรเพียงต้องการเครื่องหมาย ; ไว้เพื่อจองตำแหน่งเท่านั้น ส่วนที่ 2 คือข้อความที่จะแสดงเมื่อข้อมูลเป็น Yes หรือ True หรือ On  ส่วนที่ 3 คือข้อความที่จะแสดงเมื่อข้อมูลเป็น No หรือ False หรือ Off  ดังเช่น กำหนดใน Format property ของข้อมูลแบบ Yes/No เป็น
          ;"Always"[Blue];"Never"[Red]
หมายความว่า ถ้าข้อมูลเป็น Yes หรือ True หรือ On จะมีการแสดงผลใน Text box เป็นคำว่า Always 
ตัวสีน้ำเงิน ถ้าข้อมูลเป็น No หรือ False หรือ Off จะมีการแสดงเป็นคำว่า Never ตัวสีแดงใน text box
 
                    ข้อมูลแบบเชื่อมต่อหรือฝัง (OLE Object)      เป็นข้อมูลประเภท Objects ต่าง ๆ 
เช่น แผ่นงานจากโปรแกรมตารางทำงาน เอกสารจากโปรแกรมประมวลคำ กราฟิกต่าง ๆ 
ข้อมูลเสียง หรือข้อมูลไบนารี โดยการเชื่อมต่อทำได้ 2 แบบ คือ ทำสำเนาจากต้นฉบับมาไว้ในเขตข้อมูล 
หรือ เชื่อมโยงไปยังต้นฉบับของ Object โดยไม่ได้นำ Object มาไว้ในเขตข้อมูล   
ข้อมูลประเภทนี้ใช้หน่วยความจำได้ถึง 1 gigabyte หรือขึ้นกับความจะของ disk
 
                    ข้อมูลแบบ Hyperlink   เป็นข้อความหรือข้อความรวมกับตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความ และ
ใช้เป็นที่อยู่สำหรับการเชื่อมโยง(hyperlink address)   ที่อยู่นี้สามารถมีได้ถึง 3 ส่วน
                    ข้อความที่จะแสดง คือข้อความในเขตข้อมูล หรือ ใน control
                     ที่อยู่(address) คือ เส้นทางที่บอกที่อยู่ของไฟล์แบบ UNC (เช่น \\server\path\filename) 
หรือ page (เป็น URL เช่น http://www.bodin.ac.th/)
                     Subaddress  คือ ตำแหน่งในไฟล์หรือ page
                    Screentip  คือ ข้อความที่แสดงเป็น tooltip
                    วิธีที่ง่ายที่สุดในการป้อนข้อมูล เก็บในเขตข้อมูลคือ ใช้คำสั่ง Hyperlink  ใน insert menu  
                    ข้อมูลแบบ hyperlink แต่ละส่วน บรรจุตัวอักษรได้ถึง 2048 ตัวอักษร
 
                    ข้อมูล Lookup wizard…    เป็นการสร้างเขตข้อมูลที่อนุญาตให้เลือกข้อมูลจากตารางอื่น หรือ จากรายการของข้อมูลโดยการใช้ list box หรือ combo box  การคลิกที่ตัวเลือกนี้(คือ การเลือกข้อมูล Lookup wizard…)จะเป็นการเริ่มต้น Lookup Wizard  ซึ่งจะสร้าง เขตข้อมูลแบบ lookup(lookup field คือ เขตข้อมูลที่ใช้บน form หรือ รายงาน ในฐานข้อมูลแบบ Access  เขตข้อมูลนี้จะแสดงรายการของข้อมูลที่ได้จากตารางหรือคิวรี หรือรายการของข้อมูลที่จัดเก็บไว้) เมื่อ lookup wizard จบการทำงาน Access จะกำหนดชนิดของข้อมูลซึ่งจะเป็นแบบใดขึ้นกับค่าที่เลือกในwizard    หน่วยความจำที่ใช้สำหรับเขตข้อมูลชนิดนี้เท่ากับเขตข้อมูลกุญแจหลักที่ใช้ในการทำการ lookup   แต่ปกติธรรมดาเขตข้อมูลนี้ใช้หน่วยความจำ  4 bytes
Read more ►

20120921

สลับแป้นพิมพ์อัตโนมัติ

0 comments

หลาย ท่าน เวลาบันทึกข้อมูล อาจจะมีความหงุดหงุดกับการเปลี่ยนแป้นพิมพ์ไปมาระหว่างภาษาไทย กับภาษาอังกฤษ โดยเฉพาะผู้ที่ใช้ Notebook เชื่อว่าคงจะหงุดหงิดมิใช่น้อยถ้าจำเป็นต้องบันทึกข้อมูลสลับภาษาหลายๆที่  วันนี้ผมมีเทคนิคเล็กๆน้อยๆในการกำหนด/บังคับให้ฟิลด์ที่เราต้องการ เปลี่ยนแป้นพิมพ์ให้เราอัตโนมัติโดยไม่ต้องกดเปลี่ยนที่แป้นพิมพ์ครับ วิธีการดังนี้ เริ่มกันเลยนะครับ

1.กำหนดฟิลด์ที่เราต้องการเปลี่ยนแป้นพิมพ์อัตโนมัติ

2.หลังจากที่ได้ฟิลด์ที่เราต้องการกำหนดแล้วให้ ดับเบิลคลิกเมาส์(หรือจะคลิกขวามือ) จะมีกล่องคุณสมบัติของฟิลด์ขึ้นมา

จากนั้นเลือกที่แท็บ All =>ภาษาที่แป้นพิมพ์=>เลือกภาษาที่ต้องการ =>บันทึกฟอร์มแล้วทดลองกรอกข้อมูลดูครับ
** ผมคิดว่าเทคนิคเล็กๆน้อยๆนี้คงเป็นประโยชน์บ้างนะครับ
Read more ►

เลือกข้อความบางส่วนในฟิลดิ์

0 comments
วันนี้ผมนั่งที่โต๊ะทำงาน เบื่อๆเลยหาโอกาสมาระบายอะไรซักหน่อย แต่ไม่รู้จะระบายอะไรดี เอางี้..งั้นผมขอเขียนเทคนิคเล็กๆน้อยๆที่คิวรี(Query) ทำงานได้ และจะช่วยอำนวยความสะดวกในการใช้ข้อมูลที่ต้องการนั้น
วันนี้ผมขอเสนอวิธีการเลือกข้อมูลบางส่วนในฟิลดิ์ เช่น อักษร 5 ตัวแรก ในเลขบัตรประชาชน  เอาข้อมูลปี พ.ศ. ในฟิลดิ์ วัน/เดือน/ปี เกิด ถ้าข้อมูลมันไม่เยอะก็คงนั่งพิพม์เพิ่มง่ายๆแต่ถ้า ข้อมูลมันเยอะๆล่ะ จะทำยังไง มาดูกันเลยครับ
ขั้นที่ 1 มองหาตารางที่เราต้องการ

ขั้นที่ 2 หลังจากที่เราได้ตารางแล้ว ผมจะเอาข้อมูล 5 ตัวแรกในคอลัมน์ HSERV และปี พ.ศ.ในคอลัมน์ DATESICK เราก็เปิด Query =>แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล

เลือกฟิลดิ์ HSERV และ DATESICK เพิ่อเอามาเปรียบเทียบกัน ผมจะเอา 5 ตัวแรก ใน HSERV  จะได้ HSERV5(เอาชื่ออะไรก็ได้ครับ มันเป็นหัวข้อคอลัมน์เวลาแสดงอ่ะครับ)  รวมๆแล้วจะเป็นรูปแบบนี้ครับ
หมายเลข 1     ชื่อคอลัมน์:Left(HSERV,5)        // เลข 5 คือจำนวนที่เราต้องการ 5 หลักจากด้านซ้ายมือหมาย เลข 2     ชื่อคอลัมน์:Right(DATESICK,4)      // เลข 4 คือจำนวนที่เราต้องการ 4 หลัก (ก่อนใช้เลือกข้อมูล ให้ดูก่อนนะครับว่า มันมีเวลา ติดมาด้วยรึเปล่าถ้ามีต้องลบเวลาออกครับ)
เสร็จแล้วลองเรียกใช้งานดูครับ จะได้ข้อมูลดังภาพ เป็นอันเรียบร้อย

คิวรียังมีความสามารถอีกมากมาย เอาไว้วันหลังผมจะเขียนให้อีกครับ // หวังว่าทิปนี้คงจะเป็นประโยชน์นะครับ
Read more ►

20120920

Microsoft Access Import/Export

1 comments
Export Database Microsoft Access ตัวอย่างนี้จะเป็นการ Export ฐานข้อมูล Microsoft Access ออกไปข้างนอกเพื่อนำไปใช้ในด้านอื่น ๆ ครับ

เปิด Database

Access Export

เลือกตารางที่ต้องการ Export


Access Export

เลือกที่เมนู File -> Export


Access Export

เลือกประเภทไฟล์ที่ต้องการ ในทีนี้ผมเลือกเป็น .txt


Access Export

จะได้รูปแบบไฟล์ดังรูป สามารถนำไปใช่ร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ได้อีก
Read more ►

คู่มือการใช้งาน Microsoft Access 2010 เบื้องต้น

9 comments

คู่มือการใช้งาน Microsoft Access 2010 เบื้องต้น

หมายเหตุ :

คู่มือนี้จะใช้ MS Access 2010 เวอร์ชันภาษาไทย แต่ในคู่มือจะมีแนบคำสั่งภาษาอังกฤษในวงเล็บไว้อ้างอิงกับผู้ที่ใช้เวอร์ชันภาษาอังกฤษ

หน้าต่างตอนเริ่มโปรแกรมจะมีลักษณะดังภาพ

Access-1.jpg
.
.
.

ขั้นตอนการสร้าง Entity หรือโครงสร้างตาราง (Table) (อ้างอิงจาก Entity ที่อาจารย์ยกตัวอย่างในห้องเรียน)

1. Click เลือกที่ ฐานข้อมูลเปล่า (Blank Database)
Access-2.jpg
2. Click เลือกที่มุมมอง (View)  มุมมองออกแบบ (Design View)
Access-3.jpg
3. สร้างชื่อ Table หรือ Entity ที่ได้ออกแบบไว้ ในที่นี้สร้างชื่อ Student
Access-4.jpg
4. กำหนดชื่อเขตของข้อมูล (Field Name) และกำหนดชนิดของข้อมูล (Data Type) ซึ่งเราจะสามารถเลือกได้ว่าจะกำหนดชนิดของข้อมูลให้เป็นแบบใด
Access-5.jpg
โดยมีขอบเขตข้อมูลให้เลือกดังนี้
Text – ข้อความที่เป็นได้ทั้งตัวอักษร ตัวเลข สัญลักษณ์ ช่องว่าง หรือทั้งหมดรวมกัน โดยถ้าข้อมูลเป็นตัวเลขจะไม่สามารถนำมาคำนวณได้ สามารถใส่ Text สูงสุด 255 ตัว
Memo – สำหรับข้อความขนาดยาว
Number – ตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณ
Date/Time – วันที่และเวลา
Currency – ตัวเลขทศนิยม 4 ตำแหน่งพร้อมด้วยสัญลักษณ์สกุลเงินตรา เช่น $
AutoNumber – เลขลำดับจำนวนเต็ม ที่จะเพิ่มค่าอัติโนมัติเมื่อมีการเพิ่มเรคคอร์ดใหม่ โดยค่าตัวเลขจะไม่ซ้ำกันเลยและผู้ใช้ไม่สามารถแก้ไขค่าได้ จึงนิยมนำไปใช้กับฟิลด์ที่คีย์หลัก (Primary Key)
Yes/No – ข้อมูลทางตรรกะ ซึ่งมีได้ 2 สถานะเท่านั้นคือจริงหรือเท็จ
OLE object – เป็นออบเจ็คที่สร้างจากโปรแกรมอื่นๆ เช่น ไฟล์สเปรดชีด, ไฟล์เอกสาร, รูปภาพ, กราฟ,เสียง เป็นต้น
Hyperlink – ลิงค์ที่อ้างอิงไปยังข้อมูลอื่นๆซี่งอาจเป็นไฟล์ฐานข้อมูลของ Access ไฟล์ที่สร้างจากโปรแกรมอื่นบนเรื่องเดียวกัน หรือบนเน็ตเวิร์ก เว็บไซต์ หรือ Email ก็ได้
Attachment – แนบไฟล์ต่างๆ
Lookup Wizard – เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการป้อนข้อมูลหรือนำเข้าข้อมูลจาก Table อื่นของฐานข้อมูล Access
5. กำหนด Primary Key เลือกชื่อเขตข้อมูล (Field Name) ที่ต้องการทำให้เป็น Primary Key แล้ว Click ที่ คีย์หลัก (Primary Key) หลังจากนั้นเขตข้อมูล (Field Name) ที่เราเลือกไว้จะปรากฎรูปกุญแจข้างหน้าชื่อเขตข้อมูลนั้น
Access-6.jpg
6. การสร้างตารางใหม่ ให้ที่ Tab สร้าง (Create) และเลือกที่ ตาราง(Table) หรือ ออกแบบตาราง (Table Design) เพื่อเข้าสู่การสร้างโครงสร้างตารางในมุมมองออกแบบ (Design View) ได้เลย
Access-7.jpg
7. ในกรณีต้องการสร้าง Primary Key สองตัวในหนึ่งตาราง ให้กด Ctrl ค้างไว้ แล้วเลือกชื่อเขตข้อมูลที่ต้องการ หลังจากนั้นกด Click ที่ คีย์หลัก (Primary Key)
Access-8.jpg
8. เลือกที่ มุมมอง (View)  มุมมองแผ่นข้อมูล (Datasheet View) เพื่อป้อนข้อมูล แก้ไขข้อมูล และแสดงข้อมูลในตารางที่เราได้สร้างไว้
Access-9.jpg
.
.
.

ขั้นตอนการสร้างความสัมพันธ์แต่ละ Entity หรือ ตาราง

1. เลือกที่ เครื่องมือฐานข้อมูล (Database Tools)  ความสัมพันธ์ (Relationships)
Access-10.jpg
2. เลือกตารางที่เราต้องการจะสร้างความสัมพันธ์ โดยการกดที่ เพิ่ม (Add)
Access-11.jpg
3. Click ค้างไว้ที่ Primary Key ของ Table ที่ต้องการสร้างความสัมพันธ์ และลากไปยัง Foreign Key ในอีกตารางหนึ่ง ในที่นี้จะกำหนดให้ RID เป็น Primary Key ของตาราง Room ที่จะสร้างความสัมพันธ์กับ RID ที่เป็น Foreign Key ของ ตาราง Course หลังจากปล่อยเมาส์แล้วจะขึ้นหน้าต่างดังต่อไปนี้
Access-12.jpg
- การเลือก “บังคับให้มี Referential Integrity” (Enforce Referential Integrity) ถ้าจะให้คงสภาพการอ้างอิงความสัมพันธ์
- การเลือก “ปรับปรุงเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด” (Cascade Update Related Fields) หมายถึง เมื่อแก้ไขข้อมูลตารางด้าน Primary Key จะทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หรือ Foreign Key ถูกแก้ไขด้วย
- การเลือก “ลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด” (Cascade Delete Related Records) หมายถึง ถ้าลบเรคอร์ดด้าน Primary Key จะทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หรือ Foreign Key ถูกลบด้วย
หลังจากนั้นเลือก สร้าง (Create) จะปรากฏเส้นความสัมพันธ์ขึ้น โดยที่มีเลข 1 กับ ∞ นั้นหมายความว่าเป็นความสัมพันธ์แบบ 1 To Many
Access-13.jpg

การจัดการข้อมูลด้วย Query

Query เป็นเครื่องมือที่สามารถ
- ช่วยในการค้นหา และกรองข้อมูล
- เรียงลำดับและจัดกลุ่มข้อมูล
- สร้าง Table ขึ้นมาใหม่จาก Field ข้อมูลใน Table ที่มีอยู่แล้วโดยไม่ต้องเข้าไปสร้างเองในมุมมอง Design
- นำข้อมูลจากหลายๆ Table ที่สัมพันธ์กันมาแสดงในตารางผลลัพธ์เสมือนเป็น Table เดียวกันได้ เป็นต้น
Access ได้สร้าง Query ออกเป็น 5 ประเภทตามลักษณะการใช้งานคือ
1) Select Query ใช้สอบถามข้อมูลจาก 1 Table หรือหลายๆ Table ที่ตรงกับเงื่อนไขกำหนด
2) Crosstab Query ใช้สอบถามข้อมูลและแสดงผลลัพธ์แบบ 2 มิติ โดยสลับข้อมูลในแนวแถวและแนวคอลัมน์
3) Action Query ใช้สร้าง Table ใหม่ หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลใน Table เช่น แก้ไขข้อมูล เพิ่มเรคอร์ดใหม่ ลบเรคอร์ดใหม่และเก่า
4) Parameter Query เป็น Query ที่ให้ผู้ใช้ใส่ค่าพารามิเตอร์ได้ในระหว่างประมวลผล (run-time) เพื่อใช้ค้นหาหรือคำนวณค่า เช่น ใส่อัตราการเปลี่ยนแปลงต้นทุนและราคาสินค้า เพื่อคำนวณหากำไร ณ อัตราต่างๆ
5) SQL Query สำหรับ Query ประเภทนี้ ผู้ใช้ต้องสร้างขึ้นด้วยภาษา SQL (Structured Query Language) ซึ่งเป็นภาษามาตรฐานที่ใช้จัดการฐานข้อมูล

การสร้าง Query เบื้องต้น

1. ที่ Tab สร้าง (Create) เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Query Design)
A.jpg
2. เลือกตารางที่ต้องการใช้ แล้วเลือก เพิ่ม (Add)
B.jpg
3. เมื่อเลือกตารางที่เราต้องการแล้ว บริเวณด้านล่างของโปรแกรมจะปรากฏ Query Design Grid โดยมีรายละเอียดในแต่ละหัวข้อดังนี้
C.jpg
- เขตข้อมูล (Field) ใส่ชื่อฟิลด์ที่จะค้นหาข้อมูลเพื่อแสดงในตารางผลลัพธ์
- ตาราง (Table) ใส่ชื่อ Table/Query ที่จะใช้เป็นแหล่งข้อมูล
- เรียงลำดับ (Sort) เป็นแถวที่ใช้กำหนดรูปแบบการจัดเรียงข้อมูล Ascending (เรียงจากน้อยไปมาก) , Descending (เรียงจากมากไปน้อย) และ not Sorted (ไม่ต้องจัดเรียง)
- แสดง (Show) ใช้ซ่อน Field ที่ไม่ต้องการแสดงค่าในตารางผลลัพธ์ โดยคลิกล้างเครื่องหมายถูกในช่องสี่เหลี่ยม
- เกณฑ์ (Criteria) ใส่เงื่อนไขการสอบถามข้อมูล ซึ่งอาจเป็นนิพจน์ที่ประกอบด้วยฟังก์ชันหรือสูตรทางคณิตศาสตร์
4. เราสามารถสร้างนิพจน์และเงื่อนไขให้กับ Query ได้ในส่วนของเกณฑ์ (Criteria) โดยรูปแบบนิพจน์ใน Access นั้นจะคล้ายนิพจน์ทางคณิตศาสตร์ ต่างกันตรง Access กำหนดให้ฟิลด์ข้อมูลคือตัวแปรที่เก็บค่าหรือผลลัพธ์ที่ได้จากการคำนวณ โดยฟีลด์ข้อมูลนี้อาจเป็นฟีลด์ข้อมูลจริงในตาราง หรือเป็นฟีลด์เสมือนที่สร้างใน Query โดยสามารถแบ่งได้ดังนี้
- คณิตศาสตร์ เช่น + - * /
- เปรียบเทียบค่า เช่น < > <= > >= = <>
- ตรรกศาสตร์ เช่น Not And Or Xor Eqv Imp
- แบบพิเศษ เช่น Is, Is Not, Like, In, Between…And
- การเชื่อมข้อความ เช่น & +

ส่วนการสร้างเงื่อนไขด้วย And, Or, และ Between…And มีรายละเอียดการใช้งานคร่าวๆดังนี้คือ

นำเงื่อนไขมา And กัน

ตัวกระทำ And ใช้เชื่อมเงื่อนไขตั้งแต่ 2 เงื่อนไขขึ้นไป โดยทุกเงื่อนไขต้องมีค่าตรรกะเป็นจริง จึงจะทำให้ค่าตรรกะภายใต้เงื่อนไขทั้งหมดเป็นจริงด้วย เงื่อนไขที่จะนำมา And กัน ต้องใส่ในแถวเดียวกันของช่อง เกณฑ์ (Criteria) เช่น SID>=1 And SID<=20 หมายความว่าให้แสดง SID ตั้งแต่ 1 ถึง 20
D.jpg

นำเงื่อนไขมา Or กัน

ตัวกระทำ Or ใช้เชื่อมเงื่อไขตั้งแต่ 2 เงื่อนไขขึ้นไป โดยอย่างน้อย 1 เงื่อนไขต้องมีค่าตรรกะเป็นจริง จึงจะทำให้ค่าตรรกะของเงื่อนไขทั้งหมดเป็นจริงด้วย วิธีใส่เงื่อนไขทำได้ 2 แบบคือ
1) ใส่เงื่อนไขเรียงต่อกันในแถว เกณฑ์ (Criteria) ของคอลัมน์เดียวกัน โดยคั่นแต่ละเงื่อนไขด้วย Or เช่น การให้แสดง SID 30 หรือ 48
E.jpg
2) เงื่อนไขแรกใส่แถว เกณฑ์ (Criteria) เงื่อนไขถัดไปใส่แถว หรือ (Or) ที่อยู่ถัดลงมา ถ้ามีมากกว่าสองเงื่อนไขให้ใส่ในแถว หรือ (Or) ที่อยู่ถัดลงมาเรื่อยๆ
F.jpg

เปรียบเทียบข้อมูลด้วย Between…And

การสร้างเงื่อนไขเพื่อเปรียบเทียบค่าแบบเป็นช่วงด้วยตัวกระทำ Between…And นั้น ช่วงข้อมูลต้องมีขอบเขตที่แน่นอน เช่น ต้องการค้นหา SID ในช่วง 20 – 50 ต้องตั้งเงื่อนไขว่า Between 20 And 50
G.jpg
ในการสั่งรัน Query ให้คลิกที่คำสั่ง เรียกใช้ (Run) เพื่อให้แสดงผลลัพธ์ตามที่เราได้สร้าง Query ไว้
H.jpg
.
.
Read more ►
 

Copyright © Access เบื้องต้น Design by Gu