การออกแบบตารางในฐานข้อมูล

การออกแบบตารางในฐานข้อมูล

การออกแบบฐานข้อมูลมีทั้งหมด  4  ขั้นตอน  คือ

    ขั้นตอนที่ 1  กำหนด Entity  ทั้งหมดของระบบ
    ขั้นตอนที่ 2  กำหนด Attribute  ต่าง ๆ ของ Entry และกำหนด Primary key (คีย์หลัก) 
    ขั้นตอนที่  3  การกำหนดความสัมพันธ์ระหว่าง Entity แต่ละ Entity
    ขั้นตอนที่  4    ทำการเปลี่ยน Entity  ที่ได้อยู่ในรูปตาราง
และเมื่อได้ทำการออกแบบฐานข้อมูลเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ต้องนำตารางที่ได้จากขั้นตอนที่ 4  มาออกแบบตารางเพื่อกำหนดคุณสมบัติของข้อมูลในแต่ละเขตข้อมูล (Field) ให้เรียบร้อยก่อนจึงจะนำตารางไปสร้างฐานข้อมูลและตารางในโปรแกรม Microsoft Access 2003 ต่อไป

การออกแบบตารางในฐานข้อมูลเราต้องกำหนดในเรื่องต่อไปนี้

1.  กำหนดชนิดของข้อมูล
ชนิดของข้อมูลในฐานข้อมูล  สามารถจัดเก็บข้อมูลได้โดยแบ่งชนิดของข้อมูล  ดังนี้
 

ชนิดข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บ ขนาดข้อมูล Text ข้อความ ไม่เกิน 255 ตัว Memo ข้อความหมายเหตุ ไม่เกิน 64,000 ตัว Number ตัวเลข 1-8 ไบต์ Date/Time วัน/เวลา 8 ไบต์ Currency ตัวเลขทางการเงิน 8 ไบต์ AutoNumber ตัวนับจำนวนอัตโนมัติ จะเพิ่มทีละ 1 Record 4 ไบต์ Yes/No ข้อมูลตรรกะ 1 ไบต์ OLE Object ข้อมูลรูปภาพ เสียง หรือ Object ที่สนับสนุน OLE   Hyperlink ชนิดข้อมูลที่เก็บที่อยู่ของไฟล์ในระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต หรือ อินทราเน็ต   Lookup Wizard ใช้เชื่อมโยงไปยังส่วนที่ใช้เก็บข้อมูลที่ได้จากการค้นหา

หมายเหตุ           OLE ย่อมาจาก Object Linking and Embedding เป็นเทคนิคของ Application บนวินโดวส์ที่ใช้ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน เช่น สามารถนำรูปภาพจากโปรแกรม paintbrush มาใช้ใน Microsoft Access ได้ เป็นต้น

 2. กำหนดขนาดเขตข้อมูล   ( Field  Size)

                                             การกำหนดขนาดข้อมูลสามารถกำหนดได้ 2 ประเภทข้อมูลคือ

                            -    Text     (กำหนดไม่เกิน 255 ตัวอักษร)                   

                            -     Number          สามารถกำหนดขนาดได้ดังนี้

             

	ขนาดเขตข้อมูล	ทศนิยม	คำอธิบาย
	Byte	0	ข้อมูลจำนวนเต็มที่มีค่าระหว่าง 0-255
	Integer	0	ข้อมูลจำนวนเต็มที่มีค่าระหว่าง -32,768 ถึง 32,767
	Long Integer	0	ข้อมูลจำนวนเต็มที่มีค่าระหว่าง -2,147,483,648 ถึง 2,147,483,648
	Single	7	ข้อมูลที่เป็นทศนิยมระหว่าง  -3.402823x1038 ถึง 3.402823x1038
	Double	15	ข้อมูลที่เป็นทศนิยมระหว่าง -1.79769313486231x10308 ถึง  1.79769313486231x10308
	ReplicationID	ไม่มี	ข้อมูลขนาด 16 ไบต์ ที่ใช้เก็บค่าที่ไม่ซ้ำกันเลย
	Decimal	28	ข้อมูลที่มีค่าระหว่าง -1038-1 ถึง 1038-1

 

3.  กำหนดรูปแบบรูปแบบ  ( Format )

                                                   ใช้ในการกำหนดรูปแบบของข้อมูลที่จะรับเข้ามา

                                                ข้อมูลชนิด Text และ Memo

                               จะใช้รหัสควบคุมดังนี้

                        @            แทนอักษร 1 ตัวต่อ 1 ตำแหน่ง ถ้าไม่กรอกข้อมูล จะใส่ช่องว่างแทนให้

                         &            แทนอักษร 1 ตัวต่อ 1 ตำแหน่ง ถ้าไม่กรอก จะปล่อยว่าง

                         <             แสดงตัวอักษรเป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด

                         >             แสดงตัวอักษรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด

                            ตัวอย่าง

                            รูปแบบ                           ข้อมูล                 ข้อมูลที่เก็บ

                       @@-@@@                49900              49-900

                        >                             Access             ACCESS

                        <                             Access             access

 

                                      ข้อมูลชนิด Number และ Currency

                               จะมีรูปแบบสำเร็จให้เลือกดังนี้
 

	รูปแบบ	ความหมาย	ทศนิยม	เครื่องหมาย คั่นหลักพัน
	General Number	เหมือนที่พิมพ์	เหมือนพิมพ์	ไม่มี
	Currency	มีเครื่องหมายทางการเงิน ($)	มี	มี
	Euro	มีเครื่องหมายทางการเงิน  (€)	มี	มี
	Fixed	กำหนดทศนิยม	มี	ไม่มี
	Standard	รูปแบบมาตรฐาน	มี	มี
	Percent	ค่าเปอร์เซ็นต์	มี	ไม่มี
	Scientific	ค่าแบบวิทยาศาสตร์	มี	ไม่มี

                                     ข้อมูลชนิด Date/Time

                               จะมีรูปแบบให้เลือกดังนี้

                                       รูปแบบ                                ลักษณะที่แสดง

                                   General Date              ถ้าใส่วันที่อย่างเดียว จะไม่แสดงเวลา

                                                                            ถ้าใส่เวลาอย่างเดียว จะไม่แสดงวันที่

                                   Long Date                  เหมือนรูปแบบที่กำหนดไว้ใน Regional Settings ของ

                                                                            Control Panel   เช่น  21 มิถุนายน  2549

                                   Medium Date               เป็นรูปแบบของ วัน/เวลา ย่อ เช่น  21 มิ.ย. 49

                                   Short Date                  เหมือนรูปแบบที่กำหนดไว้ใน Regional Settings ของ

                                                                             Control  Panel ของวินโดวส์ เช่น 21/06/98

                                   Long Time                   เหมือนรูปแบบที่กำหนด ไว้ใน Regional Settings  เช่น 5:34:23 PM

                                   Medium Time               เหมือนรูปแบบที่กำหนด ไว้ใน Regional Settings  เช่น 5:34 PM

                                   Sort Time                    เหมือนรูปแบบที่กำหนด ไว้ใน Regional Settings  เช่น 17:34

 

                                    ข้อมูลชนิด Yes/No

                               จะมีรูปแบบสำเร็จให้เลือกดังนี้

                                       รูปแบบ                              ความหมาย

                                   True/False                  True = -1, False = 0

                                   Yes/No                      (ค่าปกติ) Yes = -1, No = 0

                                   On/Off                       On = -1, Off = 0

ตัวอย่าง  การออกแบบตาราง
 

ข้อมูลตารางลูกค้า

รหัสลูกค้า	ชื่อลูกค้า	นามสกุล	ที่อยู่	วันเกิด	รายได้ต่อเดือน	หมายเลขโทรศัพท์
CU-001	นางลูกไก่	กายสิทธิสกุลสูง	122/3 หมู่ 4   ต. เขาสามยอด  อ.เมือง	15 เม.ย. 2510	15,250.00	082-9523341
CU-002	นางกุ๊กกิ๊ก	ตั้งใจซื่อตรง	123 หมู่ 1 ต.ถนนใหญ่ อ.เมือง	20 ก.ค. 2502	52,000.50	086-1245896
CU-003	นายมาดแมน	แสนกุศลแรงกล้า	2354 /1 หมู่ 3 ต.วังจั่น  อ.โคกสำโรง	30 ม.ค. 2515	35,600.50	085-1245311
CU-004	นายสุดหล่อ	เสี้ยวความดี	2356/251 เทศบาลเมือง	1 ก.พ. 2509	40,2055.00	086-2541255

ออกแบบตารางลูกค้าได้ดังนี้

ชื่อเขตข้อมูล (Field Name)	ชนิดข้อมูล (Data Type)	ขนาดข้อมูล (Field Size)	รูปแบบ (Format)	ทศนิยม(decimal)
รหัสลูกค้า	Text	5	@@-@@@	-
ชื่อลูกค้า	Text	15	-	-
นามสกุล	Text	20	-	-
ที่อยู่	Text	30	-	-
วันเกิด	Date/Time	-	Medium Date	-
รายได้ต่อเดือน	Number	Long Integer	Strandrad	2
หมายเลขโทรศัพท์	Text	10	@@@-@@@@@@@	-