ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับMicrosoft Access

 

            บางคนอาจจะไม่รู้ว่าMicrosoft  Access นี่มันเอาไว้ทำอะไร มีอยู่ในเครื่อง แต่ไม่เคยใช้

เนื่อง จากโปรเจควิชาดาต้าเบส อาจารย์ได้บอกให้มีการทำดาต้าเบสด้วยMicrosoft  Access ซึ่งเพื่อนบางคนไม่เคยใช้ ก็เลยทำไม่เป็น แต่พอดีเราเคยได้ลองๆใช้มันมาบ้าง ก็เลยจะมาแชร์ความรู้ที่ได้เรียน ได้เคยใช้มันมาให้เพื่อนๆค่ะ

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ  Microsoft  Access

          Microsoft Office Access  2003  เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้กันอ่างแพร่หลาย  เนื่องจาก  Access  2003  เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีความสามารถในหลาย ๆ ด้าน  ใช้งานง่าย  ซึ่งผู้ใช้สามารถเริ่มทำได้ตั้งแต่การออกแบบฐานข้อมูลจัดเก็บข้อมูล  เขียนโปรแกรมควบคุม  ตลอดจนการทำรายงานแสดงผลของข้อมูล
          Access  2003  เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่ใช้ง่าย  โดยที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความเข้าใจในการเขียนโปรแกรมก็สามารถใช้งานได้ โดยที่ไม่จำเป็นต้องศึกษารายละเอียดในการเขียนโปรแกรมให้ยุ่งยาก  และสำหรับนักพัฒนาโปรแกรมมืออาชีพนั้น  Access  2003  ยับตอบสนองความต้องการในระดับที่สูงขึ้นไปอีกเช่น  การเชื่อมต่อระบบฐานข้อมูลกับฐานข้อมูลอื่น ๆ เช่น  SQL ERVER,ORACLE  หรือแม้แต่การนำข้อมูลออกสู่ระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต

Access  2003  สามารถช่วยเราทำอะไรได้บ้าง
          สามารถสร้างระบบฐานข้อมูลใช้งานต่าง ๆ ได้โดยง่าย  เช่น  โปรแกรมบัญชีรายรับ  รายจ่าย,  โปรแกรมควบคุมสินค้า,  โปรแกรมฐานข้อมูลอื่น ๆ  เป็นต้น  ซึ่งสามารถทำได้โดยง่านเพราะ  Access  2003  มีเครื่องมือต่าง ๆ ให้ใช้ในการสร้างโปรแกรมได้โดยง่าย  และรวดเร็ว
          โปรแกรมที่สร้างขึ้นสามารถตอบสนองผู้ใช้ได้ตามต้องการ  เช่น  การสอบถามยอดสินค้า,  การเพิ่มสินค้า,  การลบสินค้า,  การแก้ไขข้อมูลสินค้า  เป็นต้น
          สามารถสร้างรายงานเพื่อแสดงข้อมูลที่ต้องการ  ตามที่ผู้ใช้งานต้องการ
          สามารถสร้างระบบฐานข้อมูล  เพื่อนำไปใช้ร่วมกับฐานข้อมูลอื่น ๆ ได้โดยง่าย  เช่น  SQL ERVER ORACLE  ได้
          สามารถนำเสนอข้อมูลออกสู่ระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต  ก็สามารถทำได้โดยง่าย  และอีกมากมายในระบบฐานข้อมูลที่ผู้ใช้งานต้องการ

ความต้องการพื้นฐานในการติดตั้งโปรแกรม  Microsoft  Access  2003
          แต่ก่อนที่จะทำการติดตั้งโปรแกรม  เราควรทำการสำรวจความต้องการของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เหมาะสมเพียงพอสามารถ ใช้งาน  Microsoft  Office  Access  2003  ได้มีดังนี้
          1.   เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีความเร็วอย่างต่ำ  233  MHz  หรือ  Pentium  III  ขึ้นไป
          2.  ควรมีหน่วยความจำ  ( RAM )  64  MB  ขึ้นไป  แต่แนะนำว่าควรเป็น  128  MB  ขึ้นไป
               เป็นอย่างต่ำ
          3.  ระบบปฏิบัติการขั้นต่ำควรเป็น  Microsoft Windows 2000 with Service Pack 3 หรือ
               Windows XP
          4.  ฮาร์ดดิสก์ถ้าทำการติดตั้ง  Microsoft Office 2003  ทั้งหมด  ฮาร์ดดิสก์ควรจะมีพื้นที่ว่าง
MB  ขึ้นไป  แต่ถ้าติดตั้งเพียง  Microsoft Office  Access  ฮาร์ดดิสก์ควรมีพื้นที่ว่าง
      425  MB  ขึ้นไป

วิธีเปิดฐานข้อมูลในMS Accessเบื้องต้น

การเปิดแฟ้มฐานข้อมูลที่มีอยู่แล้วมาใช้งาน
         ถ้าคุณได้สร้างฐานข้อมูลไว้เรียบร้อยแล้ว  คุณสามารถเปิดแฟ้มฐานข้อมูลเก่าที่มีอยู่แล้ว  ขึ้นมาใช้งานได้ 
มีวิธีการดังนี้
1. คลิกแฟ้ม   >    เปิด   จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์เปิด

2. ในกล่องมองหาในคลิกที่ปุ่ม  เพื่อคลิกเลือกโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์  

3. คลิกแฟ้มฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด
4. คลิกปุ่ม  โปรแกรมMicrosoftAccessจะทำการเปิดแฟ้มฐานข้อมูลให้ทันทีหรือคลิกที่แล้วเลือก
ลักษณะที่ต้องการเปิดเช่นเปิดเพื่ออ่านอย่างเดียว สำหรับเปิดแฟ้มฐานข้อมูลเพื่ออ่านได้อย่างเดียวไม่สามารถบันทึกได้

การปิดแฟ้มฐานข้อมูล
                เมื่อคุณต้องการปิดฐานข้อมูลที่ใช้งานอยู่  คุณสามารถทำได้ดังนี้
1. คลิก  แฟ้ม >> ปิด

การปิดโปรแกรม  Microsoft  Access
                เมื่อคุณทำงานเกี่ยวกับแฟ้มฐานข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณต้องบันทึก แล้วปิดแฟ้มฐานข้อมูลที่คุณเปิดอยู่
      ทุก ๆ แฟ้มให้หมดก่อน  แล้วจึงทำการปิดโปรแกรม  Microsoft Access  ด้วยวิธีการดังนี้
      วิธีที่ 1  คลิกเมนูแฟ้ม >> จบการทำงาน

วิธีที่  2  คลิกขวาที่ title bar  ของโปรแกรม  แล้วเลือก  Close