วิธีสร้างฐานข้อมูลด้วย access

วิธีสร้างฐานข้อมูลด้วย access

โปรแกรม Microsoft Access คือหนึ่งในชุดของโปรแกรมสำนักงานหรือโปรแกรม office ของบริษัทค่ายยักษ์ใหญ่ของโลกอย่าง Microsoft นั้นเอง โดยเป็นโปรแกรมจัดการหรือบริหารฐานข้อมูลที่มีความง่าในการใช้งานมากที่สุด โปรแกรมหนึ่ง ความสามารถตั้งแต่การจัดการฐานข้อมูลที่ง่ายๆ ไม่ซับซ้อนจนกระทั่งฐานข้อมูลการค้าขนาดใหญ่ของบริษัท เป็นต้น หรือการประยุกต์ใช้งานฐานข้อมูล access กับระบบฐานข้อมูลบนเว็บหรืออินเตอร์เน็ตก็ได้เช่นกัน สำหรับวันนี้ผมจะขอเริ่มแนะนำเข้าสู่การใช้งานโปรแกรม access ในการสร้างตารางฐานข้อมูลง่ายๆ สำหรับเป็นตัวอย่างหรือแนวทางสำหรับมือใหม่ newbie ที่มีความสนใจในการใช้งาน access ในการเก็บข้อมูลครับ
ถามตัวเราเองก่อนว่า ทำไมถึงเราต้องเก็บข้อมูล? ง่ายๆ ก็คือ เนื่องจากข้อมูลมีมากและซับซ้อน จึงต้องการการจัดเก็บเพื่อความเป็นระเบียบและรวดเร็วในการสืบค้นนั้นเอง ยกตัวอย่างสำนักงานแห่งหนึ่งถ้ามีพนักงานไม่ถึง 10 คนก็ไม่มีความจำเป็นต้องมีฐานข้อมูลก็ได้ อาศัยจำเอาหรือถามกันเองก็ได้ แต่ถ้ามีพนักงานเป็นหลักร้อยและมีสาขาที่กระจายกันออกไปหลายที่ การมีฐานข้อมูลก็จะช่วยได้มากเป็นต้น
เรามาเริ่มเลยละกัน เพื่อไม่ให้เสียเวลา สิ่งแรกสุดแรกสำหรับการมีฐานข้อมูลก็คือ Table ไม่ได้แปลว่า โต๊ะนะครับ 55 แต่หมายถึงตาราง ต่างหาก ผู้ใช้งาน access ต้องเรียนรู้การสร้างตารางให้เป็นเสียก่อน และอาจจะกล่าวได้ว่า Table นี้แหละคือหัวใจ ของฐานข้อมูลเลยก็ว่าได้ เพราะหากไม่มีตารางแล้ว ก็จะไม่มีฐานข้อมูลได้เลย อย่าพึ่งงงนะครับ เอาเป็นว่าค่อยๆ ศึกษาและทำตามไปเรื่อย แล้วก็จะเข้าไปไปเองครับ
1 ขั้นตอนแรกสุด ก็เปิดโปรแกรม access ขึ้นมาตามภาพ (2003 ถ้าใครเป็น 2007 หน้าตาอาจจะแตกต่างกันบ้าง) คลิกที่แฟ้ม เลือก สร้าง หรือใครถนัดกดแป้นพิมพ์ก็กด Ctrl+N ก็ได้ ครับ

2 จะเข้าสู่หน้าต่างถัดไป คลิกที่ลิงค์ ฐานข้อมูลเปล่า (เมนูลิงค์ด้านขวามือ) ตามภาพตัวอย่างครับ

3 จะเข้าสู่ขั้นตอนการบันทึก และการตั้งชื่อฐานข้อมูล ก็ให้เราเลือกที่อยู่ที่จะเก็บฐานข้อมูลไว้และตั้งชื่อฐานข้อมูลได้ตามความ ต้องการของเรา แนะนำให้ตั้งเป็นภาษาอังกฤษ เพื่อความง่ายในการอ้างอิงตารางข้อมูลภายหลัง (ภาษาไทยก็คงได้ แต่ผมไม่เคยตั้ง กว่ามันมีปัญหา 55) ตามตัวอย่างกระผมตั้งเป็น personal (ฝ่ายบุคคล) และ save ไว้ใน my documents นั้นแหละครับ

4 ขั้นตอนต่อไป เราก็จะได้หน้าตาของโปรแกรม access สังเกตที่เมนูบาร์บนสุดจะเป็นชื่อของไฟล์ที่เราตั้งไว้คือ personal และฐานข้อมูลจะอยู่ที่ตาราง ดังนี้ ให้เราดับเบิลคลิกที่ สร้างตารางในมุมมองออกแบบ ครับ

5 เราจะได้หน้าตาตามภาพ จากนั้นให้เราพิมพ์ชื่อของข้อมูลที่เราต้องการเก็บ หรือต้องการทราบเกี่ยวกับข้อมูลของคนหรือพนักงานในบริษัทของเราลงไปครับ อันนี้ทำเพื่อศึกษานะครับ (ของจริงอาจจะแตกต่างกันไปบ้างนิดหน่อยก็เป็นไปได้ 5) ตามตัวอย่างช่องตารางข้อมูลที่ผมต้องการเก็บ ก็มือ หมายเลขประจำตัว ชื่อสกุล ตำแหน่ง วันที่เริ่มงาน ตำแหน่ง แผนก เงินเดือน ที่อยู่ เบอร์โทร และ หมายเหตุ ในส่วนของชนิดของข้อมูล ผมกำหนดให้ หมายเลขประจำตัว เป็น Number หมายถึงช่องนี้รับได้เฉพาะตัวเลขครับ สำหรับ text หมายถึงข้อความธรรมดาและตัวเลขก็ได้ ส่วนวันที่เริ่มงานผมกำหนดเป็น date&time หมายความว่าเป็นรูปแบบของวันเดือนปีเท่านั้น จากนั้นก็คลิก ปุ่ม save หรือบันทึก

6 ภาพแสดงชื่อของตารางข้อมูลขึ้นมา เป็น Table1 เราสามารถเอาชื่อนี้เลยก็ได้ หรือจะเปลี่ยนใหม่ตามความต้องการของเรา เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างถึงภายหลังผมจึงเปลี่ยนชื่อใหม่เป็น tablepersonal ครับ

7 ขั้นตอนนี้ โปรแกรมจะถามเราว่า เราต้องการกำหนดคีย์หลัก หรือไม่ (คีย์หลักคือคีย์ที่เอาไว้เชื่อมโยงตารางเข้าด้วยกัน และไม่สามารถมีข้อมูลซ้ำกันได้) ให้เราคลิก yes และตกลงไปก่อนได้เลยครับ

8 เท่านี้ก็เรียบร้อย สังเกตุว่าในหน้าต่างฐานข้อมูลจะมีรายชื่อของไฟล์ตารางข้อมูลที่เรา พึ่งสร้างขึ้นมาใหม่ๆ เพิ่มขึ้นมา คือ tablepersonal แสดงอยู่ครับ


9 ภาพแสดงการเปิดดูไฟล์ตารางข้อมูลของเราครับ จะเห็นว่ายังเป็นฐานข้อมูลเปล่าๆ คือยังไม่มีข้อมูลอยู่นั้นเอง ซึ่งเราจะต้องสร้างแบบฟอร์มในการกรอกข้อมูลลงไปให้ครบ ทุกช่องครับ ซึ่งผมจะได้แนะนำในบทต่อไปครับ

Read more ►

วิธีเอารูปภาพ jpg ลง access

ในฐานข้อมูลอะไรครับ
- MySQL , MS SQL, Access
เว็บนี้ เน้น Access เป็นหลัก ดังนั้นถามจี้ลงไปถึง Access ต่อเลยก็แล้วกัน
- ตัวที่จะเก็บรูปภาพนี้ เป็น ฐานข้อมูลปัจจุบัน หรือฐานข้อมูลตัวอื่นซึ่งแยกไว้     ที่ถามอย่างนี้เพราะว่า
โดยปกติการเก็บไฟล์รูปภาพไว้ในฐานข้อมูลไม่น่าจะเป็นวิธีที่ดี เพราะทำให้ฐานข้อมูลมีขนาดใหญ่อย่างรวดเร็ว (บวม) แม้โดยหลักแล้วจะสามารถเก็บได้ก็ตาม เพียงแค่กำหนดชนิดข้อมูลของฟิลด์ที่จะเก็บให้เป็น OLE OBJECT    และคอนโทรลที่จะนำข้อมุลนี้ไปแสดงบนฟอร์ม ก็ให้เป็นคอนโทรลชนิด BoundOLEobject

วิธีที่เหมาะ ที่คนอื่นๆ ส่วนใหญ่เค้าทำกันคือ
- เก็บรูปภาพไว้ในโฟลเดอร์ที่กำหนด
- ในตารางเก็บข้อมูล มีฟิลด์ที่เห็น text ไว้เก็บ path ของรูปภาพนั้น
- เมื่อจะแสดงข้อมูลบนฟอร์ม หรือรายงาน ให้ใช้คอนโทรล image
- ให้ source ของ image นั้น = ค่าในฟิลด์ (path ของไฟล์รูปภาพ) เช่น


นอกดาต้าเบส ผมมีโฟล์เดอร์เก็บรูปภาพวางไว้ข้าง mdb ตัวนี้เสมอ ไปไหนมาไหนด้วยกัน ชื่อโฟล์เดอร์ว่า GloveProcessImages ผมจะเก็บรูปภาพของสินค้าไว้ใน นั้น
ผมมีฟิลด์ที่เก็บ pathของไฟล์ในตาราง ชื่อว่า picture ชนิดข้อมูลเป็น text
ที่ฟอร์ม ผมจะมีคอนโทรลที่เกี่ยวข้องสองตัว
- textbox ผู??ไว้กับฟิลด์ picture ชื่อ textbox ตัวนี้ คือ PicturePath
- Image ไม่ผูกกับฟิลด์ใดๆ ผมตั้งชื่อคอนโทรลตัวนี้ชื่อ Image1
ผมก็จะเขียนโค้ดประมาณนี้ ครับ

Private Sub Form_Current()
' ----- คำสั่งอื่นๆ ถ้ามี
' ----- คำสั่งอื่นๆ ถ้ามี
' ----- คำสั่งอื่นๆ ถ้ามี
ShowPic
' ----- คำสั่งอื่นๆ ถ้ามี
' ----- คำสั่งอื่นๆ ถ้ามี
End Sub

Private Sub ShowPic()
        If Me.PicturePath <> "" Then
            Me.Image1.Picture = CurrentProject.path & "\GloveProcessImages\" & Me.PicturePath
        Else
            Me.Image1.Picture = ""
        End If
End Sub
การตั้งค่าชนิดข้อมูล



การใส่รูปภาพเข้าตาราง
- คลิ๊กขวาที่ฟิลด์นั้น เลือกคำสั่ง แทรกวัตถุ



เมื่อมี dialog ขั้นมา คลิ๊กตามลำดับ
- เลือกจากไฟล์
- เรียกดู
- ทำการเลือกไฟล์ (ที่ผมเลือกเป็นตัวอย่างคือ 4.jpg)



- เมื่อทำการเลือกเสร็จแล้วกลับมาดูผลที่หน้าตาราง จะเห็นว่า
มันไม่ได้มีตัวหนังสือที่บอกว่าเป็น 4.jpg เลยแต่ไม่ต้องตกใจ นี่คือวิธีที่ถูกแล้ว



เวลาออกแบบรายงาน ดูตามจุดที่วงนะครับ
- ใช้คอนโทรล เฟรมวัตถุที่ผูก (BoundOLEobject)
- ขนาดของคอนโทรล กว้างใหญ่ตามใจชอบ
- โหมดขนาดเลือกได้ตามใจชอบ สำหรับผม ไม่ stretch ก็ zoom ครับ
- ชื่อคอนโทรล ตั้งใหม่หรือไม่ ตามใจชอบ
- แหล่งข้อมูล ขอให้เป็นชื่อฟิลด์ที่เป็นชนิด OLE OBJECT ก็แล้วกัน (ในที่นี้ ฟิลด์นี้ชื่อ gt)



* * อย่าลืมทำการ compact database * *
ผมทำอย่างนี้แหละครับ ได้ตามที่ต้องการเลย
ไม่ทราบว่าคุณ Un_Kop ทำอย่างนี้หรือเปล่า หรือว่าไม่ตรงกันตรงไหนบ้างครับ

1 Microsoft photo editor เป็น โปรแกรมเสริม ที่ทางไมโครซอฟท์แถมฟรี มาพร้อมกับ ชุด office แทบทุกเวอร์ชั่น ตอนติดตั้ง ต้องเลือกโหมดการติดตั้งด้วยการเลือกออปชั่นด้วยตัวเอง
มันจะอยู่ในกลุ่มประมาณ office tools ลองหาดูครับ ณ ตอนนี้ ถ้าคุณ Un_Kop มีแผ่น ออฟฟิศ แล้วอยากจะเพิ่มตรงนี้ ก็เข้าไปเพิ่มได้ครับ (น่าจะเป็นแล้วล่ะ)

2 OLE OBJECT เป็นเรื่องที่ผมไม่กระจ่างเอาซะเลย แต่ผมก็ลองผิดลองถูกมาจนได้ ถ้าให้ทำก็ลุยๆ ไปครับ แต่ถ้าให้อธิบายจริงๆ ว่ามันเป็นมายังไง ทำงานยังไง สัมพันธ์อะไร มีข้อจำกัดอะไรบ้าง คงไม่ไหวครับ   ถ้าให้เดาปัญหาของคุณ Un_Kop ก็คือ สิ่งที่คุณเก็บใน ตาราง ขณะนี้ access ไม่ถือว่าเป็น OLE หรืออาจเป็น แต่ไม่สามารถหาไลบรารี่ มาถอดรหัส OLE ตัวนี้ได้

3 จำเป็นหรือไม่ ต้องเป็น object ที่อ่านด้วย Microsoft Photo editor ใช้ object อย่างอื่น เช่น pdf หรือ bitmap ที่สามารถอ่านออกด้วย Microsoft photo and fax viewer หรือ ms paint ทดแทนได้หรือเปล่า อันนี้ผมก็ไม่ค่อยกระจ่าง น่าจะทดสอบข้อสมมติฐานนี้โดยการไม่ แทรก jpg แต่ลอง แทรก pdf แล้วดูที่รายงาน ว่า มันสามารถแสดง pdf ได้หรือไม่

4 การอัพไฟล์เข้าเว็บบอร์ดแห่งนี้ คงต้องรอสักระยะ ?อดียังไม่ได้เขียนสคริปต์เพิ่มเติมครับ ที่ผมอัพได้เพราะผมใช้ผ่าน โปรแกรมอัพเว็บของผม แล้วลิงค์เอาครับ ตอนนี้คงต้องใช้วิธีอื่นๆ ไปก่อนเช่น อัพไว้ที่อื่น แล้วใช้ลิงค์มาครับ เวลาเขียนในบอร์ดก็แทรก แท็ก img เอาครับ ตามเมนูมีครับ

สุดท้ายคือ ผมไปต่อไม่ได้แล้วครับ อิอิ คงต้องให้ผู้รู้ท่านอื่นๆ ช่วยต่อแล้วครับ

Read more ►

การเลือกชนิดของข้อมูล

การเลือกชนิดของข้อมูล

เมื่อตั้งชื่อฟิลด์เรียบร้อยแล้วยังเลือกประเภทของข้อมูล ซึ่งมีข้อพิจารณาคือ

• ชนิดของค่าข้อมูลที่จะเก็บ เช่น ถ้ากำหนดชนิดข้อมูลเป็น Number จะไม่สามารถเก็บตัวอักษรได้
• ขนาดพื้นที่ในการเก็บ
• การปฏิบัติการของข้อมูล เช่น ถ้าต้องนำค่าไปใช้ในการบวก ลบ ทางคณิตศาสตร์จะทำได้เฉพาะข้อมูล ประเภท Number และ Currency ส่วน Text และ OLE object ไม่สามารถทำได้
• การกำหนดเป็นดัชนี (Index) Access ไม่สามารถสร้างดัชนีกับข้อมูลประเภท Memo หรือ OLE object แต่สามารถใช้ได้กับ Text, Number หรือ Auto Number เป็นต้น

ประเภทข้อมูล

ประเภทข้อมูล	รายละเอียด	ขนาด
Text	ตัวอักษรและตัวเลข แต่เป็นตัวเลขที่ไม่ใช้ในการคำนวณ	ไม่เกิน 255 ตัวอักษร (1 ตัวอักษร ต่อ 1 ไบต์)
Memo	ตัวอักษร และตัวเลข แต่เป็นตัวเลขที่ไม่ใช้ในการคำนวณ	ไม่เกิน 65,335 ไบต์
Number	เป็นข้อมูลในระบบจำนวน ที่ใช้ในการคำนวณ	1, 2, 4 หรือ 8 ไบต์
Date/Time	เป็นข้อมูลวันที่ และเวลา ตั้งแต่ปี ค.ศ. 100-9999	8 ไบต์
Currency	ค่าทางการเงิน และเป็นระบบจำนวนที่ใช้คำนวณ แต่จำกัด ทศนิยม 4 ตำแหน่ง	8 ไบต์
AutoNumber	เป็นระบบที่ Access สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ โดยเพิ่มค่าทีละ 1 เมื่อเพิ่มเรคคอร์ดใหม่	4 ไบต์ ถ้าเป็น ReplicationID จะมีขนาด 16 ไบต์
Yes/No	ค่าทางด้าน Boolean	1 บิต
OLE Object	อ็อบเจคต่างๆ เช่น ภาพ กราฟ, เสียง หรือข้อมูลแบบ Binary อื่นๆ	ไม่เกิน 1 กิกะไบต์
Hyperlink	ตัวอักษรรวมถึงตัวเลขในลักษณะของ Text ใช้เป็นการบอก ตำแหน่งของ hyperlink (hyperlink address) ตำแหน่งของ hyperlink แบ่งเป็น 3 ส่วน คือส่วนแสดงข้อความ (Display Text), ตำแหน่ง (address), ตำแหน่งย่อย (Sub address)	แต่ละส่วน สามารถเก็บค่าได้ 2048 ตัวอักษร
Looking Wizard	การสร้างฟิลด์ที่ กำหนดค่าได้จากฟิลด์ของ Table อื่น โดยทำเป็น Combo Box หรือ List box เป็นรายการให้เลือก	มีขนาดเดียวกับฟิลด์ที่เป็น Primary key ซึ่งใช้ค้นหาค่า

Read more ►

การสร้างเขตข้อมูลในตารางจะต้องกำหนดชนิดของข้อมูลในเขตข้อมูล เขตข้อมูลในตารางของไมโครซอฟต์แอกเซส

ชนิดของข้อมูล

                การสร้างเขตข้อมูลในตารางจะต้องกำหนดชนิดของข้อมูลในเขตข้อมูล เขตข้อมูลในตารางของไมโครซอฟต์แอกเซส จะสามารถเก็บข้อมูลชนิดต่าง ๆ ดังรูป

 

จากรูป ข้อมูลที่สามารถเก็บในเขตข้อมูลของ MS Access 2003 มี 10 ชนิด ดังนี้

                1. text                      2.  Memo                                3.  Number                              4. Date/Time

                5. Currency             6. Autonumber                        7. Yes/No                               8. OLE Object

                9. Hyperlink            10. Lookup  Wizard…

โดยข้อมูลแต่ละชนิดมีลักษณะ ดังต่อไปนี้

               

Text   เป็นข้อมูลที่เป็นค่าปกติของเขตข้อมูล ถ้าไม่กำหนดเป็นชนิดอื่น ข้อมูลในเขตข้อมูลจะเป็น Text  คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร หรือตัวอักษรผสมตัวเลข และตัวเลขที่ไม่ใช้ในการคำนวณ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ ขนาดจำนวนตัวอักษรที่ใช้ได้ในเขตข้อมูลเท่ากับที่กำหนดใน Field Size  ซึ่งกำหนดได้ไม่เกิน 255 ตัวอักษร  โดยโปรแกรมจะนับจำนวนตัวอักษรเท่ามีจริงในเขตข้อมูลของระเบียนนั้น

                Memo หรือความจำ  เป็นข้อมูลแบบข้อความแบบยาว ที่ประกอบด้วยตัวอักษรหรือตัวอักษรกับตัวเลข(ที่ไม่ใช่ข้อมูลแบบไบนารี) จำนวนไม่เกิน 65535 ตัวอักษร ขนาดของเขตข้อมูลของข้อมูลชนิดนี้ขึ้นกับข้อความที่ป้อนเข้าไปโดยจะถูกจำกัดด้วยขนาดของฐานข้อมูล

                ข้อมูลประเภท Text และ Memo นั้นมี สัญลักษณ์ในการกำหนดคุณสมบัติด้านรูปแบบ หรือ Format Property ของข้อความทั้งสองแบบ ดังนี้

                   @  แทนตัวอักษร 1 ตัว หรือการเคาะแป้นวรรค 1 ครั้ง

     &  แทนตัวอักษร 1 ตัว ถ้าไม่ใส่จะเว้นว่างไว้

                     <   ทำให้ตัวอักษรภาษาอังกฤษทุกตัวในข้อความเป็นตัวพิมพ์เล็ก

 >    ทำให้ตัวอักษรภาษาอังกฤษทุกตัวในข้อความเป็นตัวพิมพ์ใหญ่

                โดยการกำหนดรูปแบบของข้อความนี้อาจแบ่งเป็น 2 ส่วน (คั่นด้วย เครื่องหมาย ; ) ส่วนแรกเป็นการกำหนดรูปแบบสำหรับข้อความ ส่วนที่สองเป็นการกำหนดสำหรับเมื่อข้อมูลที่ป้อนเป็น ข้อความที่เรียกว่าข้อความที่มีความยาวเป็น 0 (zero-length strings) ซึ่งคือข้อความที่ไม่มีตัวอักษร เวลาป้อนข้อความประเภทนี้ป้อน โดยการพิมพ์เครื่องหมาย “ 2 ตัวติดกันโดยไม่มีตัวอักษรใดและไม่มีการเคาะแป้นวรรค(space bar) กับข้อมูลประเภท Null ข้อมูลประเภท Null ป้อนโดยใช้ คำสั่งหรือคิวรี เพื่อบอกให้รู้ไม่มีค่าที่จะป้อนหรือว่าง  เช่น ในการกำหนดรูปแบบของข้อมูลในเขตข้อมูลว่า  @;”ไม่มี” ถ้ามีข้อมูลในเขตข้อมูล จะแสดงค่าข้อมูลนั้น แต่ถ้าเขตข้อมูลนั้นมีข้อมูลเป็น zero-length strings หรือมีข้อมูลเป็น Null จะแสดงผลออกมาเป็นคำว่า ไม่มี  ตัวอย่างของการกำหนดรูปแบบในช่อง Format และข้อมูลที่ป้อน และผลลัพธ์ที่แสดงออก ของข้อมูลประเภท Text  และ Memo เป็นดังตาราง

Format property ของ Field	ข้อมูลในเขตข้อมูล	ผลลัพธ์ที่ได้
>@@@-@@-@@@@@	aBDeF12	-AB-DEF12
	5jk-กmn	-5J-K-กMN
<@@-@-&	3ROBERTAM	3robert-a-m
>@-@@-&&;”จะไปรู้เรอะ”	พวกdog	พว-กD-OG
	ข้อมูล zero-length strings	จะไปรู้เรอะ
	ข้อมูลที่มีค่าเป็น Null	จะไปรู้เรอะ

                Number หรือ ข้อมูลแบบตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณ มีหลายชนิดซึ่งกำหนดโดยใช้คุณสมบัติ Field Size หรือขนาดเขตข้อมูล ดังรูป

 

Byte เป็นข้อมูลที่เป็นตัวเลข 0 ถึง 255 ไม่มีทศนิยมหรือเศษส่วน ใช้หน่วยความจำ 1 byte

Integer เป็นเลขจำนวนเต็ม  จาก -32,768 ถึง 32,767 ใช้หน่วยความจำ 2 bytes

Long Integer เลขจำนวนเต็มอย่างยาว แทนจำนวนจาก –2,147,483,648 ถึง 2,147,483,647 ใช้หน่วยความจำ 4 bytes

Single เป็นตัวเลขที่กำหนดหลังจุดทศนิยมได้ 7 ตำแหน่ง มีค่าระหว่าง –3.402823 x 10³⁸  ถึง  –1.401298 x 10^-45  เมื่อเป็นค่าลบ และระหว่าง 1.401298 x 10^–45 ถึง 3.402823 x 10³⁸  เมื่อเป็นค่าบวก  ค่านี้ใช้หน่วยความจำ 4 bytes

Double  เป็นตัวเลขที่มีตัวเลขหลังจุดทศนิยมได้ถึง 15 ตำแหน่ง มีค่าอยู่ระหว่าง  –1.79769313486231x 10³⁰⁸  ถึง  –4.94065645841247 x 10^–324  เมื่อเป็นค่าลบ  และอยู่ระหว่าง 4.94065645841247 x 10^–324   ถึง 1.79769313486231 x 10³⁰⁸ เมื่อเป็นค่าบวก ใช้หน่วยความจำในการเก็บ 8 bytes

Decimal   ในไฟล์ .mdb ใช้เก็บตัวเลขที่มีค่า อยู่ระหว่าง  –10²⁸ – 1   ถึง  10²⁸ – 1  ใช้ทศนิยมได้ถึง 28 ตำแหน่งใช้หน่วยความจำ 12 bytes

Replication ID  ใช้หน่วยความจำ 16 bytes

Date/Time  เป็นข้อมูลเกี่ยวกับ วันหรือเวลา ตั้งแต่ ค.ศ.100 ถึง ค.ศ.9999 โดยใช้หน่วยความจำ 8 bytes รูปแบบของวัน เวลา ที่แสดง มีวิธีการกำหนดวิธีหนึ่ง คือ กำหนดใน Format Property ของเขตข้อมูล โดยมีรูปแบบให้เลือก  ดังรูป (รูปแบบของ Long Date และ Short Date ขึ้นกับรูปแบบที่ตั้งไว้ใน Regional And Language ของ  Windows ว่าเป็น พ.ศ. หรือ ค.ศ. และมีรูปแบบอย่างไร)

 

                                ผู้สร้างตารางสามารถกำหนดรูปแบบเองได้ตามระบบที่กำหนด ดังนี้

รูปแบบ	ความหมาย	ตัวอย่าง
Gdddd	ชื่อวันในสัปดาห์	Sunday  อาทิตย์
ddd	คำย่อของวัน	Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun จ อ พ พฤ ศ ส อา
dd	ตัวเลขของวันที่ มี 0 นำหน้า	05 หรือ 26
d	ตัวเลขของวันที่	3 หรือ 24
ww	ลำดับที่ของสัปดาห์ในปี (1-53)	เช่น วันที่ 31 ธ.ค. มีค่าเป็น 53
w	ลำดับที่ของวันในสัปดาห์ (1 – 7 )	เช่น วันจันทร์  มีค่าเป็น 1 อาทิตย์มีค่าเป็น 7
mmmm	ชื่อเต็มของเดือนในปี	January  กุมภาพันธ์
mmm	คำย่อของชื่อเดือน	Jan Feb  ม.ค.  มิ.ย.
mm	ตัวเลขแทนชื่อเดือน (01 – 12)	02  หรือ 11
m	ตัวเลขแทนชื่อเดือน ( 1 – 12)	3 หรือ 12
yyyy	ตัวเลข พ.ศ. หรือ ค.ศ.	2549  2006
yy	ตัวเลข 2 หลักของปี	98  หรือ 49
y	ลำดับที่ของวันในปี (1 – 365 )	เช่น 1 ม.ค. คือ 1 หรือ 31 ธ.ค. คือ 365

ตัวอย่างเช่น กำหนด "วันนี้วัน  " Gdddd " ที " dd " เดือน " mmmm " พ.ศ. " yyyy " เป็นลำดับที่ " w " ของสัปดาห์ที่  " ww " ของปี และ เป็นวันลำดับที่ "  y " ของปี "  จะได้ผลลัพธ์ เป็น

วันนี้วัน  ศุกร์  ที่  08  เดือน  กันยายน  พ.ศ. 2549  เป็นลำดับที่  5 ของสัปดาห์ที่  37 ของปี และ เป็นวันลำดับที่ 251 ของปี เมื่อ ป้อน 8/9/2549

                Currency หรือ ข้อมูลตัวเลขทางการเงิน เป็นตัวเลขทางการเงิน และตัวเลขอื่น ๆ ที่นำไปคำนวณได้ สามารถ คำนวณได้ถูกต้องถึงตัวเลข 15 หลักหน้าทศนิยม และทศนิยม  4 ตำแหน่ง ใช้หน่วยความจำ 8 bytes

                AutoNumber  เป็นตัวเลขเรียงลำดับที่เฉพาะของตัวเลขที่กำหนด หรือ ตัวเลขที่โปรแกรมสุ่มขึ้นมาเมื่อมีระเบียนเพิ่มขึ้นโดยการเพิ่มของตัวเลขนี้ปกติจะเพิ่มครั้งละ 1  หรือเพิ่มตามที่กำหนดในคุณสมบัติหรือproperty ชื่อ New Values  ตัวเลขนี้มีคุณสมบัติ Field Size 2 แบบ คือ  Long Integer ใช้หน่วยความจำ 4 bytes หรือ 16 bytes เมื่อใช้ เป็น Replication ID โดยค่าของ AutoNumber ของแต่ละระเบียนจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงหลังจากได้ค่าแล้ว

                ข้อมูล Number และ Currency รวมทั้ง AutoNumber มีรูปแบบการแสดงผลที่กำหนดในช่อง Format property ของเขตข้อมูล เป็น ดังรูป

 

                ข้อมูลกลุ่ม Number และ Currency มีรูปแบบการแสดงผลที่ผู้ใช้สามารถกำหนดในช่อง Format property ดังนี้

                รูปแบบมีได้ตั้งแต่ 1 ถึง 4 ส่วน โดยแต่ละส่วนคั่นด้วยเครื่องหมาย ; โดยแต่ละส่วนจะเป็นรูปแบบของตัวเลขแต่ละชนิด

                ส่วนที่ 1 เป็นรูปแบบของตัวเลขจำนวนบวก

                ส่วนที่ 2 เป็นรูปแบบของตัวเลขที่เป็นจำนวนลบ

ส่วนที่ 3 เป็นรูปแบบของค่าที่เป็น 0

ส่วนที่ 4 เป็นรูปแบบของค่าที่เป็น Null

ดังตัวอย่างรูปแบบของข้อมูลกลุ่ม Currency  กำหนดรูปแบบ  คือ

       $#,##0.00[Green];($#,##0.00)[Red];"Zero";"Null"

รูปแบบของตัวเลขจำนวนนี้ มีครบ 4 ส่วนแต่ละส่วนมีการกำหนดรูปแบบต่างกัน และ คั่นด้วย ;  

 การกำหนดรูปแบบตัวเลขใช้เครื่องหมาย ดังนี้

                    จุด . เป็นเครื่องหมายแสดงเลขทศนิยม (เครื่องหมายตรงกับที่ใช้ในวินโดวส์

                    คอมม่า คั่นระหว่างหลักร้อยกับหลักพัน(คั่นระหว่างเลขตัวที่ 3 กับ 4 ) เช่น 1,234,678

                    ศูนย์  0  เป็นตัวจองที่ให้ตัวเลข ว่าต้องแสดงที่ลำดับนั้น ถ้าไม่มีต้องแสดงเป็น 0

                    #  ใช้กำหนดหลักของตัวแรก แต่ถ้าไม่มีจะไม่แสดงเลข 0

                    $  แสดงเครื่องหมายเงิน ดอลล่าร์ ($) หรือ ฿ แสดงเครื่องหมายเงินบาท หรือ “ บาท “ แสดงคำว่า บาท

                    % กำหนดให้คูณด้วย 100 แล้วแสดงเครื่องหมาย %  เช่น 25 จะเป็น 2500%

                    E+  หรือ  e+ แสดงตัวเลขทางวิทยาศาสตร์ แทนการคูณด้วย 10 ยกกำลัง ถ้ายกกำลังลบ จะเป็น - 

ยกกำลังบวกจะเป็น + เช่น 1.25 x 10-2 จะเป็น  1.25E-2  หรือ 1.25e-2

                    หมายเหตุ    ถ้ากำหนดจำนวนตำแหน่งหลังจุดทศนิยม ด้วย Decimal   Places   Property 

จะส่งผลให้จำนวนตัวเลขหลังจุดทศนิยม เป็นตาม Decimal  Places  Property ไม่เป็นตาม Format property  

 เช่น #,##0.00 “ บาท “ จะแสดงผลลัพธ์ เช่น 3,525.50 บาท แต่ถ้ากำหนดใน Decimal Places Property เป็น 

4 จะได้ผลลัพธ์เป็น 3,525.5000 บาท

ข้อมูลแบบ Yes/No    เป็นข้อมูลที่มีค่าให้เลือก 1 ใน 2 ค่า คือ Yes หรือ No ข้อมูลนี้ใช้หน่วยความจำเพียง 1 bit มีการแสดงผลที่ให้เลือกใน Format property เพียง 3 อย่าง คือ  Yes/No  หรือ True/False  หรือ On/Off  หรือ กำหนดเอง โดยรูปแบบที่ตั้งไว้เป็น Yes/No  และค่าที่ตั้งไว้เป็น Yes หรือ True หรือ On  โดยรูปแบบที่กำหนดนี้เป็นเพียงรูปแบบที่จะนำไปแสดงในวัตถุควบคุม หรือ control object ที่เป็น text box เท่านั้น ส่วนการรับข้อมูลในเขตข้อมูลของตารางโปรแกรมใช้ control คือ check box เป็นตัวรับค่าของข้อมูลและข้อมูลจะเปลี่ยนไปตามค่าที่ check box  ได้รับมา รูปแบบการแสดงผลที่ผู้สร้างตารางกำหนดเอง แบ่งเป็น 3 ส่วน  คือ ส่วนแรกไม่มีผลอะไรเพียงต้องการเครื่องหมาย ; ไว้เพื่อจองตำแหน่งเท่านั้น ส่วนที่ 2 คือข้อความที่จะแสดงเมื่อข้อมูลเป็น Yes หรือ True หรือ On  ส่วนที่ 3 คือข้อความที่จะแสดงเมื่อข้อมูลเป็น No หรือ False หรือ Off  ดังเช่น กำหนดใน Format property ของข้อมูลแบบ Yes/No เป็น

          ;"Always"[Blue];"Never"[Red]

หมายความว่า ถ้าข้อมูลเป็น Yes หรือ True หรือ On จะมีการแสดงผลใน Text box เป็นคำว่า Always 

ตัวสีน้ำเงิน ถ้าข้อมูลเป็น No หรือ False หรือ Off จะมีการแสดงเป็นคำว่า Never ตัวสีแดงใน text box

                    ข้อมูลแบบเชื่อมต่อหรือฝัง (OLE Object)      เป็นข้อมูลประเภท Objects ต่าง ๆ 

เช่น แผ่นงานจากโปรแกรมตารางทำงาน เอกสารจากโปรแกรมประมวลคำ กราฟิกต่าง ๆ 

ข้อมูลเสียง หรือข้อมูลไบนารี โดยการเชื่อมต่อทำได้ 2 แบบ คือ ทำสำเนาจากต้นฉบับมาไว้ในเขตข้อมูล 

หรือ เชื่อมโยงไปยังต้นฉบับของ Object โดยไม่ได้นำ Object มาไว้ในเขตข้อมูล   

ข้อมูลประเภทนี้ใช้หน่วยความจำได้ถึง 1 gigabyte หรือขึ้นกับความจะของ disk

                    ข้อมูลแบบ Hyperlink   เป็นข้อความหรือข้อความรวมกับตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความ และ

ใช้เป็นที่อยู่สำหรับการเชื่อมโยง(hyperlink address)   ที่อยู่นี้สามารถมีได้ถึง 3 ส่วน

                    ข้อความที่จะแสดง คือข้อความในเขตข้อมูล หรือ ใน control

                     ที่อยู่(address) คือ เส้นทางที่บอกที่อยู่ของไฟล์แบบ UNC (เช่น \\server\path\filename) 

หรือ page (เป็น URL เช่น http://www.bodin.ac.th/)

                     Subaddress  คือ ตำแหน่งในไฟล์หรือ page

                    Screentip  คือ ข้อความที่แสดงเป็น tooltip

                    วิธีที่ง่ายที่สุดในการป้อนข้อมูล เก็บในเขตข้อมูลคือ ใช้คำสั่ง Hyperlink  ใน insert menu  

                    ข้อมูลแบบ hyperlink แต่ละส่วน บรรจุตัวอักษรได้ถึง 2048 ตัวอักษร

                    ข้อมูล Lookup wizard…    เป็นการสร้างเขตข้อมูลที่อนุญาตให้เลือกข้อมูลจากตารางอื่น หรือ จากรายการของข้อมูลโดยการใช้ list box หรือ combo box  การคลิกที่ตัวเลือกนี้(คือ การเลือกข้อมูล Lookup wizard…)จะเป็นการเริ่มต้น Lookup Wizard  ซึ่งจะสร้าง เขตข้อมูลแบบ lookup(lookup field คือ เขตข้อมูลที่ใช้บน form หรือ รายงาน ในฐานข้อมูลแบบ Access  เขตข้อมูลนี้จะแสดงรายการของข้อมูลที่ได้จากตารางหรือคิวรี หรือรายการของข้อมูลที่จัดเก็บไว้) เมื่อ lookup wizard จบการทำงาน Access จะกำหนดชนิดของข้อมูลซึ่งจะเป็นแบบใดขึ้นกับค่าที่เลือกในwizard    หน่วยความจำที่ใช้สำหรับเขตข้อมูลชนิดนี้เท่ากับเขตข้อมูลกุญแจหลักที่ใช้ในการทำการ lookup   แต่ปกติธรรมดาเขตข้อมูลนี้ใช้หน่วยความจำ  4 bytes

Read more ►