คู่มือการใช้งาน Microsoft Access 2010 เบื้องต้น

คู่มือการใช้งาน Microsoft Access 2010 เบื้องต้น

หมายเหตุ :

คู่มือนี้จะใช้ MS Access 2010 เวอร์ชันภาษาไทย แต่ในคู่มือจะมีแนบคำสั่งภาษาอังกฤษในวงเล็บไว้อ้างอิงกับผู้ที่ใช้เวอร์ชันภาษาอังกฤษ

หน้าต่างตอนเริ่มโปรแกรมจะมีลักษณะดังภาพ

.
.
.

ขั้นตอนการสร้าง Entity หรือโครงสร้างตาราง (Table) (อ้างอิงจาก Entity ที่อาจารย์ยกตัวอย่างในห้องเรียน)

1. Click เลือกที่ ฐานข้อมูลเปล่า (Blank Database)

2. Click เลือกที่มุมมอง (View)  มุมมองออกแบบ (Design View)

3. สร้างชื่อ Table หรือ Entity ที่ได้ออกแบบไว้ ในที่นี้สร้างชื่อ Student

4. กำหนดชื่อเขตของข้อมูล (Field Name) และกำหนดชนิดของข้อมูล (Data Type) ซึ่งเราจะสามารถเลือกได้ว่าจะกำหนดชนิดของข้อมูลให้เป็นแบบใด

โดยมีขอบเขตข้อมูลให้เลือกดังนี้
Text – ข้อความที่เป็นได้ทั้งตัวอักษร ตัวเลข สัญลักษณ์ ช่องว่าง หรือทั้งหมดรวมกัน โดยถ้าข้อมูลเป็นตัวเลขจะไม่สามารถนำมาคำนวณได้ สามารถใส่ Text สูงสุด 255 ตัว
Memo – สำหรับข้อความขนาดยาว
Number – ตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณ
Date/Time – วันที่และเวลา
Currency – ตัวเลขทศนิยม 4 ตำแหน่งพร้อมด้วยสัญลักษณ์สกุลเงินตรา เช่น $
AutoNumber – เลขลำดับจำนวนเต็ม ที่จะเพิ่มค่าอัติโนมัติเมื่อมีการเพิ่มเรคคอร์ดใหม่ โดยค่าตัวเลขจะไม่ซ้ำกันเลยและผู้ใช้ไม่สามารถแก้ไขค่าได้ จึงนิยมนำไปใช้กับฟิลด์ที่คีย์หลัก (Primary Key)
Yes/No – ข้อมูลทางตรรกะ ซึ่งมีได้ 2 สถานะเท่านั้นคือจริงหรือเท็จ
OLE object – เป็นออบเจ็คที่สร้างจากโปรแกรมอื่นๆ เช่น ไฟล์สเปรดชีด, ไฟล์เอกสาร, รูปภาพ, กราฟ,เสียง เป็นต้น
Hyperlink – ลิงค์ที่อ้างอิงไปยังข้อมูลอื่นๆซี่งอาจเป็นไฟล์ฐานข้อมูลของ Access ไฟล์ที่สร้างจากโปรแกรมอื่นบนเรื่องเดียวกัน หรือบนเน็ตเวิร์ก เว็บไซต์ หรือ Email ก็ได้
Attachment – แนบไฟล์ต่างๆ
Lookup Wizard – เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการป้อนข้อมูลหรือนำเข้าข้อมูลจาก Table อื่นของฐานข้อมูล Access
5. กำหนด Primary Key เลือกชื่อเขตข้อมูล (Field Name) ที่ต้องการทำให้เป็น Primary Key แล้ว Click ที่ คีย์หลัก (Primary Key) หลังจากนั้นเขตข้อมูล (Field Name) ที่เราเลือกไว้จะปรากฎรูปกุญแจข้างหน้าชื่อเขตข้อมูลนั้น

6. การสร้างตารางใหม่ ให้ที่ Tab สร้าง (Create) และเลือกที่ ตาราง(Table) หรือ ออกแบบตาราง (Table Design) เพื่อเข้าสู่การสร้างโครงสร้างตารางในมุมมองออกแบบ (Design View) ได้เลย

7. ในกรณีต้องการสร้าง Primary Key สองตัวในหนึ่งตาราง ให้กด Ctrl ค้างไว้ แล้วเลือกชื่อเขตข้อมูลที่ต้องการ หลังจากนั้นกด Click ที่ คีย์หลัก (Primary Key)

8. เลือกที่ มุมมอง (View)  มุมมองแผ่นข้อมูล (Datasheet View) เพื่อป้อนข้อมูล แก้ไขข้อมูล และแสดงข้อมูลในตารางที่เราได้สร้างไว้

.
.
.

ขั้นตอนการสร้างความสัมพันธ์แต่ละ Entity หรือ ตาราง

1. เลือกที่ เครื่องมือฐานข้อมูล (Database Tools)  ความสัมพันธ์ (Relationships)

2. เลือกตารางที่เราต้องการจะสร้างความสัมพันธ์ โดยการกดที่ เพิ่ม (Add)

3. Click ค้างไว้ที่ Primary Key ของ Table ที่ต้องการสร้างความสัมพันธ์ และลากไปยัง Foreign Key ในอีกตารางหนึ่ง ในที่นี้จะกำหนดให้ RID เป็น Primary Key ของตาราง Room ที่จะสร้างความสัมพันธ์กับ RID ที่เป็น Foreign Key ของ ตาราง Course หลังจากปล่อยเมาส์แล้วจะขึ้นหน้าต่างดังต่อไปนี้

- การเลือก “บังคับให้มี Referential Integrity” (Enforce Referential Integrity) ถ้าจะให้คงสภาพการอ้างอิงความสัมพันธ์
- การเลือก “ปรับปรุงเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด” (Cascade Update Related Fields) หมายถึง เมื่อแก้ไขข้อมูลตารางด้าน Primary Key จะทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หรือ Foreign Key ถูกแก้ไขด้วย
- การเลือก “ลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด” (Cascade Delete Related Records) หมายถึง ถ้าลบเรคอร์ดด้าน Primary Key จะทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หรือ Foreign Key ถูกลบด้วย
หลังจากนั้นเลือก สร้าง (Create) จะปรากฏเส้นความสัมพันธ์ขึ้น โดยที่มีเลข 1 กับ ∞ นั้นหมายความว่าเป็นความสัมพันธ์แบบ 1 To Many

การจัดการข้อมูลด้วย Query

Query เป็นเครื่องมือที่สามารถ
- ช่วยในการค้นหา และกรองข้อมูล
- เรียงลำดับและจัดกลุ่มข้อมูล
- สร้าง Table ขึ้นมาใหม่จาก Field ข้อมูลใน Table ที่มีอยู่แล้วโดยไม่ต้องเข้าไปสร้างเองในมุมมอง Design
- นำข้อมูลจากหลายๆ Table ที่สัมพันธ์กันมาแสดงในตารางผลลัพธ์เสมือนเป็น Table เดียวกันได้ เป็นต้น
Access ได้สร้าง Query ออกเป็น 5 ประเภทตามลักษณะการใช้งานคือ
1) Select Query ใช้สอบถามข้อมูลจาก 1 Table หรือหลายๆ Table ที่ตรงกับเงื่อนไขกำหนด
2) Crosstab Query ใช้สอบถามข้อมูลและแสดงผลลัพธ์แบบ 2 มิติ โดยสลับข้อมูลในแนวแถวและแนวคอลัมน์
3) Action Query ใช้สร้าง Table ใหม่ หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลใน Table เช่น แก้ไขข้อมูล เพิ่มเรคอร์ดใหม่ ลบเรคอร์ดใหม่และเก่า
4) Parameter Query เป็น Query ที่ให้ผู้ใช้ใส่ค่าพารามิเตอร์ได้ในระหว่างประมวลผล (run-time) เพื่อใช้ค้นหาหรือคำนวณค่า เช่น ใส่อัตราการเปลี่ยนแปลงต้นทุนและราคาสินค้า เพื่อคำนวณหากำไร ณ อัตราต่างๆ
5) SQL Query สำหรับ Query ประเภทนี้ ผู้ใช้ต้องสร้างขึ้นด้วยภาษา SQL (Structured Query Language) ซึ่งเป็นภาษามาตรฐานที่ใช้จัดการฐานข้อมูล

การสร้าง Query เบื้องต้น

1. ที่ Tab สร้าง (Create) เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Query Design)

2. เลือกตารางที่ต้องการใช้ แล้วเลือก เพิ่ม (Add)

3. เมื่อเลือกตารางที่เราต้องการแล้ว บริเวณด้านล่างของโปรแกรมจะปรากฏ Query Design Grid โดยมีรายละเอียดในแต่ละหัวข้อดังนี้

- เขตข้อมูล (Field) ใส่ชื่อฟิลด์ที่จะค้นหาข้อมูลเพื่อแสดงในตารางผลลัพธ์
- ตาราง (Table) ใส่ชื่อ Table/Query ที่จะใช้เป็นแหล่งข้อมูล
- เรียงลำดับ (Sort) เป็นแถวที่ใช้กำหนดรูปแบบการจัดเรียงข้อมูล Ascending (เรียงจากน้อยไปมาก) , Descending (เรียงจากมากไปน้อย) และ not Sorted (ไม่ต้องจัดเรียง)
- แสดง (Show) ใช้ซ่อน Field ที่ไม่ต้องการแสดงค่าในตารางผลลัพธ์ โดยคลิกล้างเครื่องหมายถูกในช่องสี่เหลี่ยม
- เกณฑ์ (Criteria) ใส่เงื่อนไขการสอบถามข้อมูล ซึ่งอาจเป็นนิพจน์ที่ประกอบด้วยฟังก์ชันหรือสูตรทางคณิตศาสตร์
4. เราสามารถสร้างนิพจน์และเงื่อนไขให้กับ Query ได้ในส่วนของเกณฑ์ (Criteria) โดยรูปแบบนิพจน์ใน Access นั้นจะคล้ายนิพจน์ทางคณิตศาสตร์ ต่างกันตรง Access กำหนดให้ฟิลด์ข้อมูลคือตัวแปรที่เก็บค่าหรือผลลัพธ์ที่ได้จากการคำนวณ โดยฟีลด์ข้อมูลนี้อาจเป็นฟีลด์ข้อมูลจริงในตาราง หรือเป็นฟีลด์เสมือนที่สร้างใน Query โดยสามารถแบ่งได้ดังนี้
- คณิตศาสตร์ เช่น + - * /
- เปรียบเทียบค่า เช่น < > <= > >= = <>
- ตรรกศาสตร์ เช่น Not And Or Xor Eqv Imp
- แบบพิเศษ เช่น Is, Is Not, Like, In, Between…And
- การเชื่อมข้อความ เช่น & +

ส่วนการสร้างเงื่อนไขด้วย And, Or, และ Between…And มีรายละเอียดการใช้งานคร่าวๆดังนี้คือ

นำเงื่อนไขมา And กัน

ตัวกระทำ And ใช้เชื่อมเงื่อนไขตั้งแต่ 2 เงื่อนไขขึ้นไป โดยทุกเงื่อนไขต้องมีค่าตรรกะเป็นจริง จึงจะทำให้ค่าตรรกะภายใต้เงื่อนไขทั้งหมดเป็นจริงด้วย เงื่อนไขที่จะนำมา And กัน ต้องใส่ในแถวเดียวกันของช่อง เกณฑ์ (Criteria) เช่น SID>=1 And SID<=20 หมายความว่าให้แสดง SID ตั้งแต่ 1 ถึง 20

นำเงื่อนไขมา Or กัน

ตัวกระทำ Or ใช้เชื่อมเงื่อไขตั้งแต่ 2 เงื่อนไขขึ้นไป โดยอย่างน้อย 1 เงื่อนไขต้องมีค่าตรรกะเป็นจริง จึงจะทำให้ค่าตรรกะของเงื่อนไขทั้งหมดเป็นจริงด้วย วิธีใส่เงื่อนไขทำได้ 2 แบบคือ
1) ใส่เงื่อนไขเรียงต่อกันในแถว เกณฑ์ (Criteria) ของคอลัมน์เดียวกัน โดยคั่นแต่ละเงื่อนไขด้วย Or เช่น การให้แสดง SID 30 หรือ 48

2) เงื่อนไขแรกใส่แถว เกณฑ์ (Criteria) เงื่อนไขถัดไปใส่แถว หรือ (Or) ที่อยู่ถัดลงมา ถ้ามีมากกว่าสองเงื่อนไขให้ใส่ในแถว หรือ (Or) ที่อยู่ถัดลงมาเรื่อยๆ

เปรียบเทียบข้อมูลด้วย Between…And

การสร้างเงื่อนไขเพื่อเปรียบเทียบค่าแบบเป็นช่วงด้วยตัวกระทำ Between…And นั้น ช่วงข้อมูลต้องมีขอบเขตที่แน่นอน เช่น ต้องการค้นหา SID ในช่วง 20 – 50 ต้องตั้งเงื่อนไขว่า Between 20 And 50

ในการสั่งรัน Query ให้คลิกที่คำสั่ง เรียกใช้ (Run) เพื่อให้แสดงผลลัพธ์ตามที่เราได้สร้าง Query ไว้

.
.