การเรียกใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล

การเรียกใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล

โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลที่ใช้ประกอบการเรียนการสอนวิชานี้ คือโปรแกรมไมโครซอฟต์แอกเซส 2003 ซึ่งมีวิธีการเรียกใช้งานทำนองเดียวกับโปรแกรมอื่น ๆ ที่ทำงานบนวินโดวส์ คือ ขึ้นกับการติดตั้งและการสร้างคีย์ลัดหรือสัญรูปหรือIcon เพิ่มเติมมากน้อย เพียงใด วิธีมาตรฐานที่ใช้ทั่วไป คือ เมื่อเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ เข้าสู่เมนู Start (ที่เป็นปุ่มอยู่บน task bar ) เลือก เมนู All Programs แล้วเลือกเมนู  Microsoft Office แล้วคลิกเลือกคำสั่ง Microsoft Office Access 2003  จะปรากฏหน้าต่างของโปรแกรม Microsoft Access ลักษณะดังรูป

 

หรือถ้ามีการสร้าง Icon ของโปรแกรมไว้บนเดสก์ทอป เมื่อดับเบิลคลิก Icon นี้ก็จะเปิดโปรแกรมซึ่งมีลักษณะของหน้าต่างเหมือนกัน  หรืออาจเปิดโปรแกรมขึ้นมาทำงานพร้อมกับเปิดแฟ้มฐานข้อมูลที่ต้องการทำได้โดยเปิดไฟล์ฐานข้อมูลที่ต้องการ(ซึ่งจะมีส่วนขยายเป็น mdb) โดยใช้คำสั่ง Open หรือ ดับเบิลคลิกที่ Icon หรือชื่อของไฟล์ฐานข้อมูลนั้น จะเป็นการเรียก Microsoft Access ขึ้นมาทำงานพร้อมเปิดฐานข้อมูลนั้น

                ในหน้าต่างของโปรแกรมตอนเริ่ม ถ้าไม่มีการกำหนดเป็นอย่างอื่น จะมีส่วนติดต่อกับผู้ใช้ คือ เมนู และแถบเครื่องมือ task pane (บานหน้าต่างงาน) แถบเมนูจะประกอบด้วยรายการของคำสั่ง 7 ชุด โดย ถ้าเป็นเมนูภาษาไทย จะเป็น ดังนี้

 

โดยเมนูเหล่านี้จะเป็นการรวบรวมคำสั่งที่มีลักษณะการทำงานจัดเป็นกลุ่มเดียวกันได้ไว้เป็นรายการในเมนูเดียวกัน เช่น เมนูแฟ้ม หรือ file  จะเป็นรายของคำสั่งที่เกี่ยวการจัดการเกี่ยวกับไฟล์ เช่น สร้างไฟล์ใหม่ บันทึกไฟล์ ฯลฯ

การสร้างฐานข้อมูลใหม่

                เมื่อต้องการสร้างแฟ้มของฐานข้อมูลขึ้นมาใหม่ใช้คำสั่ง File  New  จากเมนู File โปรแกรมจะแสดงแถบเครื่องมือ task pane ให้คลิก ที่ blank database… จะได้หน้าต่างการสร้างฐานข้อมูลใหม่ขึ้น ดังรูป

 

ให้เลือกไดรว์ และโฟลเดอร์ที่จะเก็บไฟล์ฐานข้อมูลในช่อง Save in:  และป้อนชื่อไฟล์ที่ต้องการตั้งในช่อง File name:  และเลือกประเภทของไฟล์ ในช่อง Save as type: ซึ่งปกติจะต้องเลือก Microsoft Office Access Database เพราะเป็นการสร้างฐานข้อมูลในโปรแกรมนี้ เมื่อป้อนเรียบร้อยคลิกปุ่ม Create โดยสิ่งที่พึงระวัง คือ ถ้าชื่อไฟล์ของฐานข้อมูลที่สร้างไปซ้ำกับไฟล์ที่มีโปรแกรมจะขึ้นข้อความเตือนดังรูป

 

ถ้าคลิกที่ Yes ไฟล์ใหม่จะแทนที่ไฟล์เดิม ข้อมูลต่าง ๆ ในไฟล์เดิมจะหมดไปเพราะไฟล์เดิมถูกลบไปได้ไฟล์ใหม่แทน ถ้าคลิก No โปรแกรมจะกลับไปให้ป้อนชื่อไฟล์ใหม่ เมื่อป้อนเรียบร้อยแล้วคลิกปุ่ม Create  โปรแกรมจะกลับไปสู่การทำงาน ในหน้าต่างฐานข้อมูล ที่ยังไม่มีตาราง หรือ table  ดังรูป

 

โดยไฟล์ฐานข้อมูลไม่ต้องมีคำสั่งจัดเก็บไฟล์ มีแต่คำสั่งจัดเก็บหรือบันทึกส่วนประกอบ เช่นตาราง ฟอร์ม คิวรี ฯลฯ