ชนิดของข้อมูล
การสร้างเขตข้อมูลในตารางจะต้องกำหนดชนิดของข้อมูลในเขตข้อมูล
เขตข้อมูลในตารางของไมโครซอฟต์แอกเซส จะสามารถเก็บข้อมูลชนิดต่าง
ๆ ดังรูป
จากรูป
ข้อมูลที่สามารถเก็บในเขตข้อมูลของ MS
Access 2003
มี 10 ชนิด ดังนี้
1.
text 2. Memo 3. Number 4.
Date/Time
5.
Currency 6.
Autonumber 7.
Yes/No 8.
OLE Object
9.
Hyperlink 10.
Lookup Wizard…
โดยข้อมูลแต่ละชนิดมีลักษณะ
ดังต่อไปนี้
Text เป็นข้อมูลที่เป็นค่าปกติของเขตข้อมูล
ถ้าไม่กำหนดเป็นชนิดอื่น ข้อมูลในเขตข้อมูลจะเป็น Text คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร
หรือตัวอักษรผสมตัวเลข และตัวเลขที่ไม่ใช้ในการคำนวณ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ ขนาดจำนวนตัวอักษรที่ใช้ได้ในเขตข้อมูลเท่ากับที่กำหนดใน
Field Size ซึ่งกำหนดได้ไม่เกิน 255 ตัวอักษร
โดยโปรแกรมจะนับจำนวนตัวอักษรเท่ามีจริงในเขตข้อมูลของระเบียนนั้น
Memo หรือความจำ เป็นข้อมูลแบบข้อความแบบยาว
ที่ประกอบด้วยตัวอักษรหรือตัวอักษรกับตัวเลข(ที่ไม่ใช่ข้อมูลแบบไบนารี) จำนวนไม่เกิน 65535 ตัวอักษร
ขนาดของเขตข้อมูลของข้อมูลชนิดนี้ขึ้นกับข้อความที่ป้อนเข้าไปโดยจะถูกจำกัดด้วยขนาดของฐานข้อมูล
ข้อมูลประเภท Text และ Memo นั้นมี
สัญลักษณ์ในการกำหนดคุณสมบัติด้านรูปแบบ หรือ Format
Property ของข้อความทั้งสองแบบ
ดังนี้
@ แทนตัวอักษร 1 ตัว หรือการเคาะแป้นวรรค 1
ครั้ง
& แทนตัวอักษร 1 ตัว
ถ้าไม่ใส่จะเว้นว่างไว้
< ทำให้ตัวอักษรภาษาอังกฤษทุกตัวในข้อความเป็นตัวพิมพ์เล็ก
>
ทำให้ตัวอักษรภาษาอังกฤษทุกตัวในข้อความเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
โดยการกำหนดรูปแบบของข้อความนี้อาจแบ่งเป็น
2 ส่วน (คั่นด้วย เครื่องหมาย ; ) ส่วนแรกเป็นการกำหนดรูปแบบสำหรับข้อความ
ส่วนที่สองเป็นการกำหนดสำหรับเมื่อข้อมูลที่ป้อนเป็น
ข้อความที่เรียกว่าข้อความที่มีความยาวเป็น 0 (zero-length
strings) ซึ่งคือข้อความที่ไม่มีตัวอักษร
เวลาป้อนข้อความประเภทนี้ป้อน โดยการพิมพ์เครื่องหมาย “ 2 ตัวติดกันโดยไม่มีตัวอักษรใดและไม่มีการเคาะแป้นวรรค(space bar) กับข้อมูลประเภท Null ข้อมูลประเภท Null ป้อนโดยใช้ คำสั่งหรือคิวรี
เพื่อบอกให้รู้ไม่มีค่าที่จะป้อนหรือว่าง
เช่น ในการกำหนดรูปแบบของข้อมูลในเขตข้อมูลว่า @;”ไม่มี” ถ้ามีข้อมูลในเขตข้อมูล จะแสดงค่าข้อมูลนั้น
แต่ถ้าเขตข้อมูลนั้นมีข้อมูลเป็น zero-length
strings หรือมีข้อมูลเป็น
Null จะแสดงผลออกมาเป็นคำว่า ไม่มี
ตัวอย่างของการกำหนดรูปแบบในช่อง Format
และข้อมูลที่ป้อน
และผลลัพธ์ที่แสดงออก ของข้อมูลประเภท Text
และ Memo
เป็นดังตาราง
Format
property ของ
Field
|
ข้อมูลในเขตข้อมูล
|
ผลลัพธ์ที่ได้
|
>@@@-@@-@@@@@
|
aBDeF12
|
-AB-DEF12
|
|
5jk-กmn
|
-5J-K-กMN
|
<@@-@-&
|
3ROBERTAM
|
3robert-a-m
|
>@-@@-&&;”จะไปรู้เรอะ”
|
พวกdog
|
พว-กD-OG
|
|
ข้อมูล
zero-length strings
|
จะไปรู้เรอะ
|
|
ข้อมูลที่มีค่าเป็น Null
|
จะไปรู้เรอะ
|
Number หรือ
ข้อมูลแบบตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณ มีหลายชนิดซึ่งกำหนดโดยใช้คุณสมบัติ Field Size หรือขนาดเขตข้อมูล ดังรูป
Byte เป็นข้อมูลที่เป็นตัวเลข 0 ถึง 255
ไม่มีทศนิยมหรือเศษส่วน ใช้หน่วยความจำ 1 byte
Integer เป็นเลขจำนวนเต็ม จาก -32,768 ถึง 32,767 ใช้หน่วยความจำ 2 bytes
Long Integer เลขจำนวนเต็มอย่างยาว แทนจำนวนจาก –2,147,483,648 ถึง
2,147,483,647
ใช้หน่วยความจำ 4 bytes
Single เป็นตัวเลขที่กำหนดหลังจุดทศนิยมได้ 7 ตำแหน่ง
มีค่าระหว่าง –3.402823 x 1038
ถึง –1.401298
x 10-45 เมื่อเป็นค่าลบ และระหว่าง 1.401298 x 10–45 ถึง 3.402823
x 1038 เมื่อเป็นค่าบวก ค่านี้ใช้หน่วยความจำ 4 bytes
Double เป็นตัวเลขที่มีตัวเลขหลังจุดทศนิยมได้ถึง
15 ตำแหน่ง มีค่าอยู่ระหว่าง –1.79769313486231x 10308 ถึง –4.94065645841247
x 10–324
เมื่อเป็นค่าลบ และอยู่ระหว่าง 4.94065645841247 x 10–324 ถึง 1.79769313486231
x 10308 เมื่อเป็นค่าบวก
ใช้หน่วยความจำในการเก็บ 8 bytes
Decimal ในไฟล์ .mdb ใช้เก็บตัวเลขที่มีค่า อยู่ระหว่าง –1028 – 1 ถึง 1028 – 1
ใช้ทศนิยมได้ถึง 28 ตำแหน่งใช้หน่วยความจำ 12 bytes
Replication ID ใช้หน่วยความจำ 16 bytes
Date/Time เป็นข้อมูลเกี่ยวกับ วันหรือเวลา ตั้งแต่
ค.ศ.100 ถึง ค.ศ.9999 โดยใช้หน่วยความจำ 8 bytes
รูปแบบของวัน
เวลา ที่แสดง มีวิธีการกำหนดวิธีหนึ่ง คือ กำหนดใน Format Property ของเขตข้อมูล โดยมีรูปแบบให้เลือก ดังรูป (รูปแบบของ Long Date และ Short Date ขึ้นกับรูปแบบที่ตั้งไว้ใน Regional
And Language ของ
Windows ว่าเป็น พ.ศ. หรือ ค.ศ.
และมีรูปแบบอย่างไร)
ผู้สร้างตารางสามารถกำหนดรูปแบบเองได้ตามระบบที่กำหนด
ดังนี้
รูปแบบ
|
ความหมาย
|
ตัวอย่าง
|
Gdddd
|
ชื่อวันในสัปดาห์
|
Sunday อาทิตย์
|
ddd
|
คำย่อของวัน
|
Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun จ อ พ พฤ
ศ ส อา
|
dd
|
ตัวเลขของวันที่ มี 0 นำหน้า
|
05 หรือ 26
|
d
|
ตัวเลขของวันที่
|
3 หรือ 24
|
ww
|
ลำดับที่ของสัปดาห์ในปี (1-53)
|
เช่น วันที่ 31 ธ.ค. มีค่าเป็น
53
|
w
|
ลำดับที่ของวันในสัปดาห์ (1 – 7 )
|
เช่น วันจันทร์ มีค่าเป็น 1
อาทิตย์มีค่าเป็น 7
|
mmmm
|
ชื่อเต็มของเดือนในปี
|
January กุมภาพันธ์
|
mmm
|
คำย่อของชื่อเดือน
|
Jan Feb ม.ค. มิ.ย.
|
mm
|
ตัวเลขแทนชื่อเดือน (01 – 12)
|
02 หรือ 11
|
m
|
ตัวเลขแทนชื่อเดือน ( 1 – 12)
|
3 หรือ 12
|
yyyy
|
ตัวเลข พ.ศ. หรือ ค.ศ.
|
2549 2006
|
yy
|
ตัวเลข 2 หลักของปี
|
98 หรือ 49
|
y
|
ลำดับที่ของวันในปี (1 – 365 )
|
เช่น 1 ม.ค. คือ 1 หรือ 31
ธ.ค. คือ 365
|
ตัวอย่างเช่น กำหนด "วันนี้วัน "
Gdddd " ที " dd "
เดือน "
mmmm " พ.ศ. " yyyy "
เป็นลำดับที่
" w " ของสัปดาห์ที่ " ww "
ของปี และ
เป็นวันลำดับที่ " y " ของปี " จะได้ผลลัพธ์ เป็น
วันนี้วัน ศุกร์ ที่ 08 เดือน กันยายน พ.ศ. 2549 เป็นลำดับที่ 5 ของสัปดาห์ที่ 37 ของปี
และ เป็นวันลำดับที่ 251 ของปี เมื่อ ป้อน 8/9/2549
Currency หรือ ข้อมูลตัวเลขทางการเงิน
เป็นตัวเลขทางการเงิน และตัวเลขอื่น ๆ ที่นำไปคำนวณได้ สามารถ
คำนวณได้ถูกต้องถึงตัวเลข 15 หลักหน้าทศนิยม และทศนิยม 4 ตำแหน่ง ใช้หน่วยความจำ 8 bytes
AutoNumber เป็นตัวเลขเรียงลำดับที่เฉพาะของตัวเลขที่กำหนด
หรือ ตัวเลขที่โปรแกรมสุ่มขึ้นมาเมื่อมีระเบียนเพิ่มขึ้นโดยการเพิ่มของตัวเลขนี้ปกติจะเพิ่มครั้งละ
1
หรือเพิ่มตามที่กำหนดในคุณสมบัติหรือproperty
ชื่อ New Values ตัวเลขนี้มีคุณสมบัติ Field Size 2 แบบ คือ
Long Integer ใช้หน่วยความจำ 4 bytes หรือ 16 bytes เมื่อใช้ เป็น Replication ID โดยค่าของ AutoNumber
ของแต่ละระเบียนจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงหลังจากได้ค่าแล้ว
ข้อมูล Number และ Currency รวมทั้ง AutoNumber มีรูปแบบการแสดงผลที่กำหนดในช่อง Format property ของเขตข้อมูล เป็น ดังรูป
ข้อมูลกลุ่ม
Number และ Currency มีรูปแบบการแสดงผลที่ผู้ใช้สามารถกำหนดในช่อง
Format property ดังนี้
รูปแบบมีได้ตั้งแต่ 1
ถึง 4 ส่วน โดยแต่ละส่วนคั่นด้วยเครื่องหมาย ;
โดยแต่ละส่วนจะเป็นรูปแบบของตัวเลขแต่ละชนิด
ส่วนที่
1 เป็นรูปแบบของตัวเลขจำนวนบวก
ส่วนที่
2 เป็นรูปแบบของตัวเลขที่เป็นจำนวนลบ
ส่วนที่ 3 เป็นรูปแบบของค่าที่เป็น 0
ส่วนที่ 4 เป็นรูปแบบของค่าที่เป็น Null
ดังตัวอย่างรูปแบบของข้อมูลกลุ่ม
Currency กำหนดรูปแบบ คือ
$#,##0.00[Green];($#,##0.00)[Red];"Zero";"Null"
รูปแบบของตัวเลขจำนวนนี้ มีครบ 4 ส่วนแต่ละส่วนมีการกำหนดรูปแบบต่างกัน และ คั่นด้วย ; การกำหนดรูปแบบตัวเลข
ใช้เครื่องหมาย ดังนี้
จุด . เป็นเครื่องหมายแสดงเลขทศนิยม (เครื่องหมายตรงกับที่ใช้ในวินโดวส์
คอมม่า คั่นระหว่างหลักร้อยกับหลักพัน(คั่นระหว่างเลขตัวที่ 3 กับ 4 ) เช่น 1,234,678
ศูนย์ 0 เป็นตัวจองที่ให้ตัวเลข ว่าต้องแสดงที่ลำดับนั้น ถ้าไม่มีต้องแสดงเป็น 0
# ใช้กำหนดหลักของตัวแรก แต่ถ้าไม่มีจะไม่แสดงเลข 0
$ แสดงเครื่องหมายเงิน ดอลล่าร์ ($) หรือ ฿ แสดงเครื่องหมายเงินบาท หรือ “ บาท “ แสดงคำว่า บาท
% กำหนดให้คูณด้วย 100 แล้วแสดงเครื่องหมาย % เช่น 25 จะเป็น 2500%
E+ หรือ e+ แสดงตัวเลขทางวิทยาศาสตร์ แทนการคูณด้วย 10 ยกกำลัง ถ้ายกกำลังลบ จะเป็น
- ยกกำลังบวกจะเป็น + เช่น 1.25 x 10-2 จะเป็น 1.25E-2 หรือ 1.25e-2
หมายเหตุ ถ้ากำหนดจำนวนตำแหน่งหลังจุดทศนิยม ด้วย Decimal Places Property
จะส่งผลให้จำนวนตัวเลขหลังจุดทศนิยม เป็นตาม Decimal Places Property ไม่เป็นตาม Format property เช่น #,##0.00 “ บาท
“ จะแสดงผลลัพธ์ เช่น 3,525.50 บาท แต่ถ้ากำหนดใน Decimal Places Property เป็น 4 จะได้ผลลัพธ์เป็น 3,525.5000 บาท
ข้อมูลแบบ Yes/No เป็นข้อมูลที่มีค่าให้เลือก 1 ใน
2 ค่า คือ Yes หรือ No ข้อมูลนี้ใช้หน่วยความจำเพียง 1 bit มีการแสดงผลที่ให้เลือกใน Format property เพียง 3 อย่าง คือ
Yes/No หรือ True/False
หรือ On/Off หรือ กำหนดเอง โดยรูปแบบที่ตั้งไว้เป็น Yes/No และค่าที่ตั้งไว้เป็น Yes หรือ True หรือ On โดยรูปแบบที่กำหนดนี้เป็นเพียงรูปแบบที่จะนำไปแสดงในวัตถุควบคุม
หรือ control object ที่เป็น text box เท่านั้น ส่วนการรับข้อมูลในเขตข้อมูลของตารางโปรแกรมใช้ control คือ check box เป็นตัวรับค่าของข้อมูลและข้อมูลจะเปลี่ยนไปตามค่าที่
check box ได้รับมา
รูปแบบการแสดงผลที่ผู้สร้างตารางกำหนดเอง แบ่งเป็น 3 ส่วน คือ
ส่วนแรกไม่มีผลอะไรเพียงต้องการเครื่องหมาย ;
ไว้เพื่อจองตำแหน่งเท่านั้น
ส่วนที่ 2 คือข้อความที่จะแสดงเมื่อข้อมูลเป็น Yes หรือ
True หรือ On ส่วนที่ 3
คือข้อความที่จะแสดงเมื่อข้อมูลเป็น No หรือ False หรือ Off ดังเช่น กำหนดใน Format property ของข้อมูลแบบ Yes/No
เป็น
;"Always"[Blue];"Never"[Red]
หมายความว่า ถ้าข้อมูลเป็น Yes หรือ True หรือ On จะมีการแสดงผลใน Text box เป็นคำว่า Always
ตัวสีน้ำเงิน ถ้าข้อมูลเป็น No หรือ False หรือ Off จะมีการแสดงเป็นคำว่า Never ตัวสีแดงใน text box
ข้อมูลแบบเชื่อมต่อหรือฝัง (OLE Object) เป็นข้อมูลประเภท Objects ต่าง ๆ เช่น แผ่นงานจากโปรแกรมตาราง
ทำงาน เอกสารจากโปรแกรมประมวลคำ กราฟิกต่าง ๆ ข้อมูลเสียง หรือข้อมูลไบนารี โดยการเชื่อมต่อทำได้ 2 แบบ คือ
ทำสำเนาจากต้นฉบับมาไว้ในเขตข้อมูล หรือ เชื่อมโยงไปยังต้นฉบับของ Object โดยไม่ได้นำ Object มาไว้ในเขตข้อมูล
ข้อมูลประเภทนี้ใช้หน่วยความจำได้ถึง 1 gigabyte หรือขึ้นกับความจะของ disk
ข้อมูลแบบ Hyperlink เป็นข้อความหรือข้อความรวมกับตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความ และ
ใช้เป็นที่อยู่สำหรับการเชื่อมโยง(hyperlink address) ที่อยู่นี้สามารถมีได้ถึง 3 ส่วน
ข้อความที่จะแสดง คือข้อความในเขตข้อมูล หรือ ใน control
ที่อยู่(address) คือ เส้นทางที่บอกที่อยู่ของไฟล์แบบ UNC (เช่น \\server\path\filename)
หรือ page (เป็น URL เช่น http://www.bodin.ac.th/)
Subaddress คือ ตำแหน่งในไฟล์หรือ page
Screentip คือ ข้อความที่แสดงเป็น tooltip
วิธีที่ง่ายที่สุดในการป้อนข้อมูล เก็บในเขตข้อมูลคือ ใช้คำสั่ง Hyperlink ใน insert menu
ข้อมูลแบบ hyperlink แต่ละส่วน บรรจุตัวอักษรได้ถึง 2048 ตัวอักษร
ข้อมูล
Lookup wizard… เป็นการสร้างเขตข้อมูลที่อนุญาตให้เลือกข้อมูลจากตารางอื่น
หรือ จากรายการของข้อมูลโดยการใช้ list box
หรือ combo box
การคลิกที่ตัวเลือกนี้(คือ
การเลือกข้อมูล Lookup wizard…)จะเป็นการเริ่มต้น Lookup Wizard ซึ่งจะสร้าง เขตข้อมูลแบบ lookup(lookup field คือ เขตข้อมูลที่ใช้บน form หรือ รายงาน ในฐานข้อมูลแบบ Access เขตข้อมูลนี้จะแสดงรายการของข้อมูลที่ได้จากตารางหรือคิวรี
หรือรายการของข้อมูลที่จัดเก็บไว้) เมื่อ
lookup wizard จบการทำงาน
Access จะกำหนดชนิดของข้อมูลซึ่งจะเป็นแบบใดขึ้นกับค่าที่เลือกในwizard
หน่วยความจำที่ใช้สำหรับเขตข้อมูลชนิดนี้เท่ากับเขตข้อมูลกุญแจหลักที่ใช้ในการทำการ
lookup แต่ปกติธรรมดาเขตข้อมูลนี้ใช้หน่วยความจำ 4 bytes
