Report รายงาน Access เบื้องต้น

         หลังจากสร้างฐานข้อมูลและกำหนดการสืบค้นข้อมูลที่ต้องการเสร็จเรียบร้อยแล้ว จำเป็นต้องนำ เสนอรายงานให้แก่ผู้บริหารหรือผู้ที่ต้องสารสนเทศเพื่อประโยชน์ต่างๆ การสร้างรายงานสามารถทำได้หลายลักษณะ แต่ที่จะแนะนำในที่นี้ เป็นการสร้างรายงานโดยใช้เครื่องช่วยสร้างหรือตัววิเศษ เป็นเครื่องมือที่สร้างความความสะดวกสะบายโดยที่ผู้ใช้ไม่ต้อง มีความรู้มากมักก็สามารถทำได้แล้ว 
มีขั้นตอนการทำดังนี้

การสร้างรายงานด้วยตัววิเศษ

1.เลือกแท็บ Reports 2.คลิกที่ New
3.เลือก Report Wizard 4.เลือกตารางหรือคิวรี 5.คลิกที่ OK
6.เลือกฟิล์ดที่ต้องการ 7.คลิกที่ Next 8.คลิก Finsh
9.ลักษณะของรายงาน ที่ได้ดังภาพ

กำหนดคิวรี Access เบื้องต้น

เริ่มทำการคิวรี

จากที่กล่าวมาเกี่ยวกับประโยชน์ของการคิวรี เพื่อให้เห็นภาพชัดขึ้นเรามา
เริ่มทำการคิวรีหรือสืบค้นข้อมูลกัน โดยขอแบ่งงานเป็นดังนี้

1. สืบค้นรายชื่อนักเรียนที่ต้องการ
2. สืบหาลำดับที่ของนักเรียนที่ต้องการ
3. สืบค้นหาที่อยู่ที่ต้องการ

สืบค้นรายชื่อนักเรียนที่ต้องการ
1.กำหนดชื่อหรือคำสำคัญที่ต้อง เช่นต้องการค้นหาคนที่มีชื่อขึ้นต้นด้วย”ไพ”
2.ในช่อง Column Fname ช่อง Critiria พิมพ์ชื่อ ไพ แล้วใช้โอเปอร์เรเตอร์ * ตามท้ายดังภาพ

3.เปลี่ยนมุมมองไปที่ตาราง
4.จะได้ผลลัพธ์ดังภาพ

สืบหาลำดับที่ของนักเรียนที่ต้องการ
1.กำหนดลำดับที่ต้องการเช่นต้องการหานักเรียนที่อยู่ระหว่างลำดับที่ 5-7
2.ในช่อง Column Student ID ช่อง Critiria กำหนดใช้โอเปอร์เรเตอร์ >5 And <7

3.เปลี่ยนมุมมองไปที่ตาราง 
4.จะได้ผลลัพธ์ดังภาพ

สืบค้นหาที่อยู่ที่ต้องการ
1.กำหนดที่อยู่ของนักเรียนที่ต้องการสืบค้น เช่นต้องหานักเรียนที่อยู่ “จังหวัดเชียงใหม่”
2.กำหนดการสืบค้น พิมพ์ว่า "เชียง*"

 

3.สวิตซ์ไปที่ตาราง 
4.จะได้ผลลัพธ์ดังภาพ

การสร้าง Query Access เบื้องต้น

การสร้างคิวรีใหม่
หลังจากที่เราได้ทราบเกี่ยวกับ Operator พอสังเขปแล้ว ตอนนี้มาเราทดลองสร้างคิวรีเพื่อการสืบค้นข้อมูลโดยใช้ Operator เป็นตัวช่วย การสร้างคอวรีทำดังนี้





การจัดเก็บคิวรี
เมื่อคิวรีได้ผลตามต้องการแล้ว จะต้องการจัดเก็บคิวรีนี้ไว้ใช้งานภายหลัง หากแม้มีการเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูล คิวรีก็ยังคงทำงานตามเงื่อนไขเดิม การจัดเก็บคิวรีทำได้ดังนี้

1. เปิดเมนู File แล้วเลือก Save หลังจากนั้นจะปรากฎไดอะล็อกบ็อกช์ Save As



2. ตั้งชื่อคิวรี
3. คลิก OK

การใช้ Operator Access เบื้องต้น

การใช้โอเปอเรเตอร์ในคิวรี
ในการกำหนดคิวรีข้อมูลหรือสืบค้นข้อมูล จำเป็นที่จะต้องกำหนดความต้องการในไปให้ชัดเจนเพื่อได้มาซึ่งข้อมูลที่มีความหมายตรงต่อความต้องการ การใช้ Operator ช่วยในการสืบจะอำนวยความสะดวกในเรื่องนี้ได้เป็นอย่างดีรูปแบบโอเปอเรเตอร์ตามตารางดังนี้

โอเปอเรเตอร์ทางคณิตศาสตร์

โอเปอเรเตอร์	ทำหน้าที่	ตัวอย่าง
+	การบวก	[เงินเดือน] + [โบนัส]
-	การลบ	[รวมทั้งหมด] - [ภาษี]
-	เปลี่ยนเป็นค่าตรงข้าม	- 12345
*	การคูณ	[เงินเดือน] * 5
/	การหาร (ได้ค่าทศนิยม)	[เงินเดือน] / 30
\	การหาร (ได้ค่าจำนวนเต็ม)	[จำนวน] \ 12
Mod	หาค่าเศษจากการหาร	[จำนวน] Mod 12
^	การยกกำลัง	[จำนวน] ^ 2

โอเปอเรเตอร์สำหรับเปรียบเทียบ

โอเปอเรเตอร์	ทำหน้าที่	ตัวอย่าง	ผลที่ได้
<	น้อยกว่า	1234 < 1235	True
<=	น้อยกว่าหรือว่าเท่ากับ	123 <= 100	False
=	เท่ากับ	1 = 2	False
>=	มากกว่าหรือเท่ากับ	1234 >= 123	False
>	มากกว่า	1234 > 1000	True
<>	ไม่เท่ากับ	123 <> 456	True

โอเปอเรเตอร์ทางตรรกศาสตร์

โอเปอเรเตอร์	ทำหน้าที่	ตัวอย่าง	ผลที่ได้
And	ให้ค่าจริงเมื่อเป็นจริงทั้ง 2 ค่า	True And True True And False	True False
Or	ให้ค่าจริงเมื่อค่าใดค่าหนึ่งเป็นจริง	True Or False False Or False	True False
Not	กลับเป็นค่าตรงข้าม	Not True Not False	False True
Xor	ให้ค่าจริงเมื่อมีค่าจริงเพียง 1 ค่า	True XOr False True XOr True	True False
Eqv	ให้ค่าจริงเมื่อเป็นจริงทั้งคู่ หรือเป็นเท็จทั้งคู่	True Eqv True False Eqv False True Eqv False	True True False

โอเปอเรเตอร์อื่น ๆ

โอเปอเรเตอร์	ทำหน้าที่	ตัวอย่าง
Is	ใช้ร่วมกับ Null เพื่อพิจารณาว่าเป็น Null หรือ Not Null	Is Null Is Not Null
Like	ใช้ร่วมกับ Wildcard (ตาราง 27.6) เพื่อกำหนดการใช้ตัวอักษรที่เริ่มต้น	Like “A*” (ขึ้นต้นด้วย A)
In	ใช้พิจารณาตัวอักษรว่าอยู่ในลิสต์หรือไม่	In (“BANGKOK” , “PRA” , “PATHUM”)
Between	ใช้พิจารณาตัวอักษรที่อยู่ในขอบเขตของค่า	Between 1 and 10

การคิวรี (Query) Access เบื้องต้น

คิวรี

ในส่วนที่ผ่านมาคุณได้รู้จักการสร้างและจัดเก็บข้อมูลลงในเรียบร้อยแล้ว ข้อมูลที่มีอยู่อาจจะ
มีมากมายหลายร้อยหลายพันหลายหมื่นเรกคอร์ด ในการนี้เราไม่จำเป็นที่จะต้องดูข้อมูลทั้งหมด เพิ่อสะดวกแก่การเรียกดูเฉพาะข้อมูลที่ต้องการเท่านั้น สามารถทำได้โดยใช้วิธีการคิวรี (Query) ซึ่งคุณสมบัติของคิวรีมีดังนี้

• แสดงเรกคอร์ดที่ตรงตามเงื่อนไข
• แสดงผลข้อมูลจากตารางในรูปแบบใหม่โดยเลือกเพียงบางฟิลด์

แสดงข้อมูลจากหลายตาราง
มุมมองของคิวรี
การใช้งานคิวรีจะคล้ายกับการใช้ตารางคือจะมีมุมมองสำหรับการออกแบบ , มุมมองที่แสดงผลข้อมูล และยังมีมุมมองสำหรับแสดงค่ำสั่งแบบ SQL ได้อีกด้วย
มุมมองของคิวรี
การใช้งานคิวรีจะคล้ายกับการใช้ตารางคือจะมีมุมมองสำหรับการออกแบบ , มุมมองที่แสดงผลข้อมูล และยังมีมุมมองสำหรับแสดงค่ำสั่งแบบ SQL ได้อีกด้วย

1. มุมมองดีไซน์ (design View) ให้คุณใส่เงื่อนไขหรือกฏเกณฑ์เพื่อเลือกข้อมูลที่ต้องการจากตารางต่าง ๆ
 

2. มุมมองดาต้าชีต (Datasheet View) แสดงผลการเลือกข้อมูลที่ได้จากเงื่อนไขหรือกฏเกณฑ์จากมุมมองดีไซน์
 

3. มุมมอง SQL (SQL View) แสดงคำสั่งในรูปแบบของภาษา SQL ตามเงื่อนไขในมุมมองดีไซน์
   

การสวิตซ์ระหว่างมุมมอง
มุมมองทั้ง 3 นั้นมีประโยชน์และการใช้งานที่แตกต่างกัน คุณสามารถสวิตซ์ ไปมาระหว่างมุมมองเพื่อความรวดเร็วในการทำงาน การสวิตซ์ระหว่างมุมมองมีดังนี้

1. เลือกเมนู View 
2. แล้วเลือกมุมมองที่ต้องการ Design View หรือ SQL View

                  

การสร้างตาราง Access เบื้องต้น

การสร้างตารางด้วยตัววิเศษ

ในการสร้างตารางจำเป็นต้องกำหนดชื่อฟิลด์ , ประเภทฟิลด์ด้วยเอง อาจจะทำให้เสียเวลา หากถ้าคุณใช้ตัววิเศษในการสร้างตารางที่เรียกว่า Table Wizard ก็จะสามารถทำสร้างตารางได้ง่ายขึ้น เพราะตัววิเศษจะแสดงฟิลด์และกลุ่มฟิลด์ให้เลือก เพียงใส่ข้อมูลเพิ่มเติมแล็กน้อย ก็จะได้ตารางที่สมบูรณ์ได้อย่างรวดเร็ว มีวิธีการสร้างดังนี้

        

     

                               

การจัดเก็บตาราง
เมื่อสร้างตารางเรียบร้อยแล้วจำเป็นต้องจัดเก็บตาราง เพื่อสะดวกแก่การเรียกดูข้อมูลในคราวต่อไป หลังจากนั้นจึงใส่ข้อมูลลงในตารางได้ การจัดเก็บตารางสามารถทำได้ดังนี้

การสร้างฐานข้อมูลใหม่ Access เบื้องต้น

    ในการใช้งาน Access คุณจำเป็นต้องมีฐานข้อมูลก่อน ถ้ายังไม่มีฐานข้อมูล คุณอาจจะเริ่มต้นสร้างฐานข้อมูลก่อน ในการสร้างฐานข้อมูลมี 2 กรณี คือการสร้างฐานข้อมูลด้วยตัวเองและการสร้างฐานข้อมูลจากตัววิเศษ
การสร้างฐานข้อมูลด้วยตัวเอง

การสร้างฐานข้อมูลด้วยวิธีนี้ คุณเป็นผู้กำหนดออปเจกต์ในฐานข้อมูลทั้งหมดทั้งตาราง , คิวรี , ฟอร์ม , รายงาน หรือแม้แต่มาโคร ถึงแม้จะค่อนข้างยากแต่คุณจะได้ฐานข้อมูลที่ตรงตามความต้องการของคุณมากที่สุด การสร้างฐานข้อมูลด้วยตัวเองทำได้ 2 วิธีดังนี้

การสร้างฐานข้อมูลจากตัววิเศษ
จากขั้นตอนที่ผ่านมาเป็นการสร้างฐานข้อมูลด้วยตัวเอง ต่อไปนี้จะแนะนำการสร้างฐานข้อมูลด้วยตัววิเศษ การสร้างฐานข้อมูลด้วยตัววิเศษทำได้ดังนี้
 1.เปิดเมนู File แล้วเลือก New Database

    

ส่วนประกอบของ Microsoft Access

เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลหรือเปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่เรียบร้อยแล้ว คุณก็จะเห็นส่วนประกอบวินโดว์ของ Microsoft Access ดังรูป

องค์ประกอบฐานข้อมูลใน Access
ฐานข้อมูลใน Access มีองค์ประกอบ 6 ประเภทดังนี้
ตาราง (Table)
ตาราง (Table) คือส่วนที่ใช้เก็บข้อมูลดิบหรือข้อมูลทั้งหมดที่คุณใส่ลงไปซึ่งจะมีมาก

เพียงใดก็ได้ โดยกำหนดแต่ละคอลัมน์เป็นฟิลด์ และแต่ละแถวเป็นเรกคอร์ด ตารางจะเป็นลักษณะ ดังรูป

คิวรี (Query)
คิวรี (Query) เป็นการนำข้อมูลที่ได้จากการค้นหาตามเงื่อนไขที่กำหนดมาจากตารางหลาย

ตาราง แล้วนำมาแสดงในตารางคิวรี ซึ่งจะเป็นประโยชน์เพราะสามารถนำเฉพาะข้อมูลที่ต้องการมาใช้เท่านั้นที่ไม่เกี่ยวข้องก็ไม่สนใจ รูปแสดงคิวรีเพื่อเลือกข้อมูลจากตารางเป็นดังรูป

ฟอร์ม (Form)

ฟอร์ม (Form)เป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดการเรกคอร์ดในตารางหรือคิวรี โดยนำมาแสดงผลให้ดูสวยงามและใช้งานง่าย และคุณยังสามารถลบเรกคอร์ด , เพิ่มเรกคอร์ด รวมทั้งข้อมูลที่เป็นออปเจกต์ เช่น รูปภาพ เป็นต้น ลักษณะของฟอร์มจะเป็นดังรูป

รายงาน (Report)

รายงาน (Report) เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่จัดการเรกคอร์ดซึ่งจะสรุปผลเป็นรายงานที่นำไปใช้ประโยชน์ต่อไป ลักษณะของรายงานจะเป็นดังรูป

มาโคร (Macro)

มาโคร (Macro) เป็นชุดของคำสั่งที่ทำงานเป็นขั้นตอนตั้งแต่ต้นจนจบ ทำให้การทำงานถูกต้องและแม่นยำ รวมทั้งยังเพิ่มความเร็วในการทำงานอีกด้วย คำสั่งของมาโครอาจจะเป็นดังรูป

โมดูล (Module)
โมดูล (Module) เป็นส่วนที่ให้คุณเขียนโปรแกรมด้วยภาษา Access Basic เพื่อออกแบบการทำงานตามที่คุณต้องการโดยใช้โมดูลคีย์ต่าง ๆ

ตาราง

ตาราง

ตาราง (Table) เป็นออปเจกต์พื้นฐานข้อมูล เนื่องจากตารางเป็นออปเจกต์ที่เก็บข้อมูลดิบหรือข้อมูลเบื้องต้น ดังนั้นในฐานข้อมูลจะต้องมีตารางเสมอ เมื่อเปรียบเทียบกับฐานข้อมูลทั่วไป ตารางก็คือไฟล์ของฐานข้อมูล (Database File) นั่นเอง และเนื่องจาก Microsoft Access เป็นฐานข้อมูลแบบสัมพันธ์ คุณสามารถเชื่อมโยงตารางต่าง ๆ ในฐานข้อมูลได้ โดยการเชื่อมโยงจะเป็นแบบกราฟิก (Graphical Relationship) ตารางของ Access ใช้คอลัมน์เป็นฟิลด์ และแต่ละแถวเป็นเรกคอร์ด

มุมมองของตาราง
เมื่อคุณเลือกออปเจกต์ที่เป็นตาราง แล้วเลือก Open หรือ Design จะเข้าสู่วินโดว์ของเทเบิล (Table Window) ซึ่งมี 2 มุมมองคือ

• มุมมองดีไซน์ (Design View) สำหรับการออกแบบโครงสร้างของตารางเพื่อกำหนดคุณสมบัติ เช่น ชื่อฟิลด์ , ประเภทฟิล์ด เป็นต้น

• มุมมองดาต้าชีต (Datasheet View) สำหรับการใส่ข้อมูลในตารางตามฟิล์ดที่คุณกำหนด

การสวิตซ์ระหว่างมุมมอง

แต่ละมุมมองจะมีประโยชน์ต่างกัน เช่น ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนโครงสร้างหรือคุณสมบัติ

ของตารางก็ใช้มุมมองดีไซน์ หรือถ้าคุณต้องการใส่ข้อมูลในตารางก็ใช้มุมมองดาต้าชีต คุณจึงอาจจะต้องการสวิตซ์ระหว่างมุมมองซึ่งทำได้ดังนี้

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับMicrosoft Access

 

            บางคนอาจจะไม่รู้ว่าMicrosoft  Access นี่มันเอาไว้ทำอะไร มีอยู่ในเครื่อง แต่ไม่เคยใช้

เนื่อง จากโปรเจควิชาดาต้าเบส อาจารย์ได้บอกให้มีการทำดาต้าเบสด้วยMicrosoft  Access ซึ่งเพื่อนบางคนไม่เคยใช้ ก็เลยทำไม่เป็น แต่พอดีเราเคยได้ลองๆใช้มันมาบ้าง ก็เลยจะมาแชร์ความรู้ที่ได้เรียน ได้เคยใช้มันมาให้เพื่อนๆค่ะ

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ  Microsoft  Access

          Microsoft Office Access  2003  เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้กันอ่างแพร่หลาย  เนื่องจาก  Access  2003  เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีความสามารถในหลาย ๆ ด้าน  ใช้งานง่าย  ซึ่งผู้ใช้สามารถเริ่มทำได้ตั้งแต่การออกแบบฐานข้อมูลจัดเก็บข้อมูล  เขียนโปรแกรมควบคุม  ตลอดจนการทำรายงานแสดงผลของข้อมูล
          Access  2003  เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่ใช้ง่าย  โดยที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความเข้าใจในการเขียนโปรแกรมก็สามารถใช้งานได้ โดยที่ไม่จำเป็นต้องศึกษารายละเอียดในการเขียนโปรแกรมให้ยุ่งยาก  และสำหรับนักพัฒนาโปรแกรมมืออาชีพนั้น  Access  2003  ยับตอบสนองความต้องการในระดับที่สูงขึ้นไปอีกเช่น  การเชื่อมต่อระบบฐานข้อมูลกับฐานข้อมูลอื่น ๆ เช่น  SQL ERVER,ORACLE  หรือแม้แต่การนำข้อมูลออกสู่ระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต

Access  2003  สามารถช่วยเราทำอะไรได้บ้าง
          สามารถสร้างระบบฐานข้อมูลใช้งานต่าง ๆ ได้โดยง่าย  เช่น  โปรแกรมบัญชีรายรับ  รายจ่าย,  โปรแกรมควบคุมสินค้า,  โปรแกรมฐานข้อมูลอื่น ๆ  เป็นต้น  ซึ่งสามารถทำได้โดยง่านเพราะ  Access  2003  มีเครื่องมือต่าง ๆ ให้ใช้ในการสร้างโปรแกรมได้โดยง่าย  และรวดเร็ว
          โปรแกรมที่สร้างขึ้นสามารถตอบสนองผู้ใช้ได้ตามต้องการ  เช่น  การสอบถามยอดสินค้า,  การเพิ่มสินค้า,  การลบสินค้า,  การแก้ไขข้อมูลสินค้า  เป็นต้น
          สามารถสร้างรายงานเพื่อแสดงข้อมูลที่ต้องการ  ตามที่ผู้ใช้งานต้องการ
          สามารถสร้างระบบฐานข้อมูล  เพื่อนำไปใช้ร่วมกับฐานข้อมูลอื่น ๆ ได้โดยง่าย  เช่น  SQL ERVER ORACLE  ได้
          สามารถนำเสนอข้อมูลออกสู่ระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต  ก็สามารถทำได้โดยง่าย  และอีกมากมายในระบบฐานข้อมูลที่ผู้ใช้งานต้องการ

ความต้องการพื้นฐานในการติดตั้งโปรแกรม  Microsoft  Access  2003
          แต่ก่อนที่จะทำการติดตั้งโปรแกรม  เราควรทำการสำรวจความต้องการของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เหมาะสมเพียงพอสามารถ ใช้งาน  Microsoft  Office  Access  2003  ได้มีดังนี้
          1.   เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีความเร็วอย่างต่ำ  233  MHz  หรือ  Pentium  III  ขึ้นไป
          2.  ควรมีหน่วยความจำ  ( RAM )  64  MB  ขึ้นไป  แต่แนะนำว่าควรเป็น  128  MB  ขึ้นไป
               เป็นอย่างต่ำ
          3.  ระบบปฏิบัติการขั้นต่ำควรเป็น  Microsoft Windows 2000 with Service Pack 3 หรือ
               Windows XP
          4.  ฮาร์ดดิสก์ถ้าทำการติดตั้ง  Microsoft Office 2003  ทั้งหมด  ฮาร์ดดิสก์ควรจะมีพื้นที่ว่าง
MB  ขึ้นไป  แต่ถ้าติดตั้งเพียง  Microsoft Office  Access  ฮาร์ดดิสก์ควรมีพื้นที่ว่าง
      425  MB  ขึ้นไป

วิธีเปิดฐานข้อมูลในMS Accessเบื้องต้น

การเปิดแฟ้มฐานข้อมูลที่มีอยู่แล้วมาใช้งาน
         ถ้าคุณได้สร้างฐานข้อมูลไว้เรียบร้อยแล้ว  คุณสามารถเปิดแฟ้มฐานข้อมูลเก่าที่มีอยู่แล้ว  ขึ้นมาใช้งานได้ 
มีวิธีการดังนี้
1. คลิกแฟ้ม   >    เปิด   จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์เปิด

2. ในกล่องมองหาในคลิกที่ปุ่ม  เพื่อคลิกเลือกโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์  

3. คลิกแฟ้มฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด
4. คลิกปุ่ม  โปรแกรมMicrosoftAccessจะทำการเปิดแฟ้มฐานข้อมูลให้ทันทีหรือคลิกที่แล้วเลือก
ลักษณะที่ต้องการเปิดเช่นเปิดเพื่ออ่านอย่างเดียว สำหรับเปิดแฟ้มฐานข้อมูลเพื่ออ่านได้อย่างเดียวไม่สามารถบันทึกได้

การปิดแฟ้มฐานข้อมูล
                เมื่อคุณต้องการปิดฐานข้อมูลที่ใช้งานอยู่  คุณสามารถทำได้ดังนี้
1. คลิก  แฟ้ม >> ปิด

การปิดโปรแกรม  Microsoft  Access
                เมื่อคุณทำงานเกี่ยวกับแฟ้มฐานข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณต้องบันทึก แล้วปิดแฟ้มฐานข้อมูลที่คุณเปิดอยู่
      ทุก ๆ แฟ้มให้หมดก่อน  แล้วจึงทำการปิดโปรแกรม  Microsoft Access  ด้วยวิธีการดังนี้
      วิธีที่ 1  คลิกเมนูแฟ้ม >> จบการทำงาน

วิธีที่  2  คลิกขวาที่ title bar  ของโปรแกรม  แล้วเลือก  Close

ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น ตอนที่ 1

อย่าง ที่ท่านทราบ โปรแกรม MS Office Access นั้นเป็นโปรแกรมที่เอาไว้ใช้จัดการฐานข้อมูล ซึ่งก่อนที่เราจะเริ่มใช้โปรแกรมผมแนะนำว่าท่านต้องควรต้องศึกษา เรื่องระบบฐานข้อมูลเบี้ยงต้นกันซะก่อน

ถ้าหากท่าน เข้า google พิมพ์หาคำว่า “ระบบฐานข้อมูล เบื้่องต้น” ท่านก็จะพบกับ website ที่ให้ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ ระบบฐานข้อมูลมากมาย เช่น



และอีกมากมาย บลา ๆ ๆ ๆ ขนาดผมเองยังตาลาย คิดว่าท่านผู้อ่าน ก็คงรู้สึกเบื่อและไม่ชอบศึกษาเรื่องระบบฐานข้อมูลเหมือนกัน แต่ถึงแม้ว่าจะน่าเบื่ออย่างไร เราก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องเรียนรู้มัน เพราะมันคือพื้นฐานที่สำคัญที่สุด ที่ท่านต้องรู้ก่อนจะเริ่มใช้งานโปรแกรม แต่ถ้าหากท่านคิดว่าท่านมีความเข้าใจเรื่องระบบฐานข้อมูลอยู่แล้ว ท่านสามารถผ่านไปหัวข้อถัดไปได้เลยครับ (ไม่ต้องไปอ่านตอนที่ 2 ต่อ)
ถ้าหากท่านอยากได้ความรู้พื้นฐานเรื่องระบบฐานข้อมูลแบบละเอียด(ยิบ)ครบ ถ้วนและท่านขยันอ่าน ขอให้เข้าไปที่ 4 เว็บไซด์ข้างต้นเลยครับ ผมสำรวจมาให้หมดแล้ว ครบถ้วนแน่นอนและง่วงนอนด้วย หากท่านนั่งอ่านทีเดียวจนหมด
พล่ามมาก็นาน ผมก็แค่จะบอกว่า เดี๋ยวผมจะสรุปเรื่องระบบฐานข้อมูลให้ท่านฟังเอาแค่ที่ท่านจำเป็นต้องรู้ แต่ถ้าใครอ่านรอบเดียวแล้วเข้าใจเลยนั้นก็สุดยอดมาก เพราะขนาดผมเรียนเรื่องนี้อย่างเดียวยังใช้เวลาตั้ง 1 เทอมเต็ม ๆ หากท่านพร้อมแล้ว เข้าสู่ตอนที่ 2 ได้เลยครับ

ระบบฐานข้อมูลเบี้องต้น ตอนที่ 3 E-R Model

และแล้วก็ก็มาถึงเรื่องชวนปวดหัวของใครหลายคน นั้นก็คือ E-R Model (Entity Relationship Model) แต่จะไม่พูดถึงก็ไม่ได้ เพราะมันคือเครื่องมือที่ช่วยให้จินตนาการ หรือ ออกแบบระบบฐานข้อมูลได้ง่ายที่สุดแล้วล่ะครับ
อย่างที่พูดผมไปตั้งแต่ตอนที่ 1 ถ้าหากลากยาวอธิบายจนครบถ้วน ท่านคงหลับคาคอมพิวเตอร์แน่ ๆ ผมจะสรุปแต่ที่ท่านควรรู้ เป็นตัวอย่างให้ดูก็แล้วกันนะครับ
เมื่อกล่าวถึง Entity Relationship Model แปลตรงตัวก็คือ โมเดลความสัมพันธ์ระหว่าง Entity แล้วเจ้า Entity คืออะไร บางคนบอกชื่อแปลก ๆ ไม่เคยได้ยิน เอางี้ครับ จำง่าย ๆ ตามผม Entity ก็คือตารางหรือก็คือฐานข้อมูล ที่พูดถึงไปในตอนที่แล้ว ขอยกตัวอย่างจากรูปของตอนที่แล้วมา ให้ดูนะครับ

จากรูป ที่เป็นสีเขียวทั้งหมดของตารางนั่นแหละครับคือ Entity ซึ่ง Entity ประกอบสองส่วนคือด้วย Attribute(จำง่าย ๆ คือคอลัมน์ของตาราง) และข้อมูล (ข้อมูล 1 แถวก็คือ 1 record) สรุปง่าย ๆ แค่นี้ก่อน เจาะลึกเดี๋ยวจะงง ต่อไปถ้าผมพูดถึง Entity ให้ท่านนึกถึงภาพตารางด้านบนนี้ไว้นะครับ ที่กล่าวมาทั้งหมดนั่นคือ 1 Entity
ต่อไป ความสัมพันธ์ระหว่าง Entity หมายถึง Entity 2 Entity ขั้นไปที่มีความสัมพันธ์กัน แบ่งชนิดความสัมพันธ์ออกเป็น 3 ชนิด คือ
1. One-to-Many เป็นความสัมพันธ์ปรกติของระบบฐานข้อมูลครับครับ กล่าวคือ 1 record ของ Entity(ตาราง)หนึ่ง จะสัมพันธ์ กับ หลาย record ของอีก Entity(ตาราง)หนึ่ง เช่น Entityพนักงาน กับ Entityแผนก นึกภาพตามง่าย ๆ ครับ 1 แผนก สามารถมีพนักงานสังกัดได้หลายคน พนักงาน 1 คนสามารถสังกัดแผนกได้ 1 แผนก ดังตัวอย่างด้านล่าง


2. One-to-One คือ Entity หนึ่งจะมีความสัมพันธ์ กับอีก Entity หนึ่ง แบบ record ต่อ record(Entity ฃหลัก 1 record สามารถสัมพันธ์กับ Entityย่อย เพียง 1 record เท่านั้น) ลองนึกภาพตามผมนะครับ เรามีระบบอยู่ 2 ระบบในบริษัท ซึ่งสร้างฟอร์ม log-in ขึ้นมา 2 หน้า แต่ใช้ฐานข้อมูลพนักงานร่วมกัน เช่น ระบบจัดซื้อ(ของแผนกจัดซื้อ) และ ระบบซ่อมจักร(แผนกช่างจักร)
วิธีที่ง่ายที่สุด คือเราสร้าง Entity สำหรับ log-in ขึ้นมา 2 ตาราง สำหรับ 2 ระบบ ซึ่ง พนักงาน 1 คน จะสามารถ มีได้ 1 account ต่อ 1 ระบบดังรูปตัวอย่าง (ตอนนี้รู้แค่ว่า Access สามารถสร้างฟอร์มให้ Login เข้าระบบได้ แค่นั้นก่อนนะครับ ส่วนวิธีการผมจะทำเป็น workshop ให้ดูในภายหลังคร้ับ)

ถึงแม้จะเป็นวิธีการที่ง่าย แต่ไม่นิยมเท่าใหร่ ส่วนใหญ่หากมี 2 Entity ที่มีความสัมพันธ์เป็นแบบ one-to-one เราจะนิยมรวมทั้ง 2 Entity เป็น 1 Entity แบบนี้

จากรูปด้านบน หมายถึงเราตัองแน่ใจว่า 1 คนสามารถเข้าระบบได้เพียงระบบเดียวเท่านั้น เช่น นาย 111 เข้าได้แต่ระบบจัดซื้อ หรือ นาย 444 เข้าได้แต่ระบบซ่อมจักร

แต่ในกรณีพิเศษที่เราไม่มั่นใจว่าพนักงาน 1 คนจะสามารถเข้าได้หลายระบบหรือเปล่า เราสามารถออกแบบความสัมพันธ์ ของ Entity เป็น one-to-many ได้ดังรูป (ใช้ฟิลด์ ระบบ เป็นตัวระบุว่าเป็น account ของระบบไหน)

ซึ่งเราจะออกแบบระบบให้เป็นแบบไหนก็ได้ครับ ไม่ผิดทั้ง 3 แบบ ใช้งานได้เหมือนกัน แต่เราต้องดูความเหมาะสมเอาครับ

3. Many-to-Many หมายถึง Entityที่หนึ่ง มีความสัมพันธ์กับ Entityที่สอง หลาย record ในขณะที่ Entityที่สองก็มีความสัมพันธ์กับ Entityที่หนึ่ง แบบหลาย record เช่นกัน โดยส่วนตัวแล้วเจอบ่อย  ๆ ครับความพันธ์แบบนี้ เช่น

• Entityสินค้า กับ Entityใบสั่งซื้อ (สินค้าชนิดหนึ่งสามารถถูกซื้อด้วยใบสั่งซื้อหลายใบ และใบสั่งซื้อใบหนึ่งสามารถสั่งซื้อสินค้าได้หลายชนิด)
• Entityยา กับ Entityใบเบิกยา (ยาชนิดหนึ่งเบิกด้วยใบได้หลายใบ และใบเบิกยาใบหนึ่งสามารถเบิกยาได้หลายชนิด)
• Entityหนังสือ กับ Entityสมาชิก(หนังสือหนึ่งเล่มสามารถมีสมาชิกยืมได้หลายคน(ยืมแล้วคืน) และสมาชิกหนึ่งคนสามารถยืมหนังสือได้หลายเล่ม)

ซึ่งความสัมพันธ์ระหว่างแบบ Many-to-Many เรานึกภาพได้เขียนได้ แต่เอาไปสร้างฐานข้อมูลไม่ได้ครับ จำเป็นต้องแปลงให้เป็นให้อยู่ในรูป One-to-Many ก่อน ถึงตรงนี้หลายคนอาจจะงงว่าจะแปลงได้อย่างไร ขอให้ศึกษาภาพตัวอย่างด้านล่างนี้นะครับ

จากรูปตัวอย่างด้านบน Entityสินค้ัา มีความสัมพันธ์กับ Entityใบสั่งซื้อ แบบ Many-to-Many แต่เราสามารถแปลง ความสำพันธ์แบบ One-to-Many ได้โดยสร้างตาราง รายละเอียดใบสั่งซื้อ เพื่อเชื่อมทั้ง 2 ตาราง ดัีงรูป
ซึ่งความสัมพันธ์ของ Entity แบบ Many-to-Many นั้น มักจบด้วยการสร้าง Entity มาคั่นเพื่อแปลงความสัมพันธ์ ให้กลายเป็นแบบ One-to-Many เสมอ

จบแล้วครับสำหรับตอนที่ 3 ทำรูปกันซะเหนื่อยทีเดียว โปรดติดตามตอนต่อไป ตอนที่ 4 ในชื่อตอนว่า E-R Diagram ครับผม